Администратор по документообороту

Описание

Ведущее международное ивент-агентство EZ Solutions, с 20-летним опытом, ищет амбициозного и опытного администратора по документообороту.

О работе с нами:

Международный опыт: Работа в компании с успешной историей проведения более 4000 мероприятий

Профессиональный рост: Возможности для развития и повышения квалификации

Инновации и креатив: Работа в команде, которая постоянно внедряет новые идеи и подходы. Собственный креативный отдел.

Высокие стандарты: Ориентация на качество и индивидуальный подход к каждому клиенту

Основные функции

1. Организация документооборота:

• Создание и поддержание системы учета и хранения документов (цифровой и бумажной).
• Регистрация входящей и исходящей документации (договоры, акты, накладные).
• Ведение реестров документов (договоров).

2. Работа с договорами:

• Подготовка договоров с подрядчиками (на основе шаблонов).
• Проверка полноты и корректности данных в договорах.
• Контроль подписания и обмена документами между сторонами.
• Отслеживание сроков действия договоров и дополнительных соглашений.

3. Контроль оплат и отчетности

• Сбор и обработка закрывающих документов (счета, акты, счета-фактуры).
• Сверка оплат с подрядчиками.
• Проверка наличия документов и отражение в системе NEW поставщики и фин. Отчете.

4. Координация работы с подрядчиками

• Ведение базы данных подрядчиков (контакты, условия сотрудничества, статусы договоров).
• Запрос актов и ЭСФ от подрядчиков, проверка их соответствия проектным задачам.
• Контроль получения и возврата оригиналов документов.

5. Архивирование документов

• Систематизация и архивирование завершенных проектов.
• Контроль сохранности архивов (цифровых).
• Обеспечение доступа к архивам для сотрудников.

6. Поддержка взаимодействия между отделами

• Координация документооборота между аккаунт-менеджерами и бухгалтерией.

Навыки и инструменты:

• Внимание к деталям: важно для исключения ошибок в договорах, актах и других документах.
• Организованность: способность работать с большими объемами документов и соблюдать дедлайны.
• Знание офисных программ: уверенная работа в Excel, Word.
• Понимание юридических и финансовых основ: знание ключевых положений договоров и требований к бухгалтерским документам.
• Коммуникация: взаимодействие с подрядчиками и коллегами.

Присоединяйтесь к EZ Solutions и станьте частью команды, которая создает незабываемые впечатления!