Личный помощник вице-президента

Описание

• Организовывать и вести документооборот в департаменте (регистрировать, систематизировать всю входящую и исходящую корреспонденцию), рассылать необходимые материалы руководителю или конкретным исполнителям, согласно принятому регламенту.
• Подготавливать необходимые документы и материалы для непосредственного руководителя.
• Вести запись встреч и переговоров непосредственного руководителя.
• Организовывать проведение телефонных переговоров и других встреч непосредственного руководителя; регистрировать в его отсутствие всю полученную информацию, доводить до сведения непосредственного руководителя в полном объеме.
• Подготавливать все для совещаний, проводимых непосредственным руководителем, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня).
• Составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на письма по поручению непосредственного руководителя.
• Осуществлять контроль над соблюдением сроков выполнения поручений непосредственного руководителя.
• Организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб сотрудников.
• Оформлять все внутренние заявки в системе согласно запросам непосредственного руководителя и сотрудников департамента. Контролировать своевременную обработку заявок.
• Создавать все поступления по внутренним заявкам в системе.
• Своевременно передавать в финансовый департамент все документы на оплату товаров и услуг (счёт-фактура, акт и пр.). Контролировать своевременность сдачи авансовых отчетов сотрудниками департамента.
• Организовывать и контролировать работу старшего водителя по выполнению поручений руководителя департамента и, при необходимости, сотрудников департамента. Планировать и контролировать нагрузку водителя в течение дня.
• Организовать командировки руководителя и, при необходимости, сотрудников департамента (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, трансфер, подготовка необходимых документов для командирования).
• Своевременно подавать пакет документов в службу внутренней безопасности для обновления и получения пропусков на территорию аэропорта для сотрудников департамента.
• Осуществлять устные и письменные переводы по поручению непосредственного руководителя.
• Организовать и контролировать процесс рассмотрения и подписания типовых договоров по заданию непосредственного руководителя.
• Подготавливать и передавать своевременно необходимые документы в другие департаменты.
• Следовать установленным процедурам номенклатуры дел и срокам сдачи документов в корпоративный архив.
• Вести ежемесячный табель учета рабочего времени сотрудников всего департамента и своевременно передавать в департамент по управлению персоналом и административным вопросам.
• Консолидировать всю необходимую информацию для бюджета департамента.
• Организовать обеспечение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы руководителя и сотрудников департамента.
• Выполнять другие обязанности по профилю и специфике деятельности департамента.

Требования:

• Высшее образование.
• Знание казахского, русского, английского языков на продвинутом уровне.
• Владение деловой письменной и устной речью.
• Знание организации делопроизводства.
• Знание систематизации и хранения служебной документации.
• Владение ПК и офисными приложениями на уровне опытного пользователя.