Ассистент Генерального директора/офис-менеджер

Описание

Обязанности:

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, письма, служебные записки в системе электронного документооборота KazDoc и на бумажном носителе;

Исполнять делопроизводство офиса, работу приемной, прием входящих звонков и управление исходящими звонками; Вести Базу жалоб и обращений по всем каналам, формировать на ежеквартальной основе отчет по обращениям и жалобам; Работа на портале www.e.otinish.kz

Отслеживать сроки исполнения поручений руководства Заказчика, своевременно информировать руководство и исполнителей о возможных нарушениях сроков, следить за документооборотом и делопроизводством компании, контролировать правильное оформление документов при загрузке в систему электронного документооборота KazDoc;

Ежеквартально, в срок не позднее 5 рабочих дней, следующих за отчетным кварталом, предоставлять в АО «Самрук-Энерго» информацию о количестве обращений, поступивших в канцелярию Заказчика;

Осуществление работы по ведению архивного дела, а именно копирование, сканирование, прошивание документов Заказчика, подлежащих архивированию;

Принятие и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов. Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;

В соответствии с действующими правилами шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение учета архивных документов, участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив;

Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

Ведение работы по созданию справочника по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;

Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, и подготовка данных для составления отчетности о работе архива;

Выполнение иных услуг в соответствии с заданием Заказчика.

Требования:

• Высшее или средне-специально образование

  Опыт работы в архиве и делопроизводстве

  Способность разрабатывать алгоритмы реализации поставленных задач.

  Умение анализировать ситуацию и выявлять проблемы. Способность нести ответственность за принятие и реализацию решений

  Умение ставить амбициозные цели и достигать запланированных результатов в установленные сроки. Настойчивость и энергичность в достижении результата. Четко формулирует видение запланированного результата, критерии его достижения. Действует целенаправленно.

• работа по договору гражданско-правового характера (аутсорсинг)
• пятидневная рабочая неделя с 9-00 до 18-30, сб-вс выходные дни
• своевременная оплата заработной платы
• развозка