Главный менеджер Канцелярии

Описание

• обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
• организация и контроль документооборота в Обществе;
• ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
• координация работы со сторонними организациями по вопросам, связанным с документооборотом и канцелярией;
• организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
• контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
• организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
• обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
• контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
• координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
• обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
• ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
• участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
• проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
• подготовка отчетов о работе Канцелярии и представление их руководству Общества;
• организует и контролирует работу архива;
• участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
• соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
• знание порядка работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования (ДСП);
• умение подготовки и разработки внутренних актов:
  -навыки разработки и оформления внутренних актов.
  -опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями;

• 21) Ведение и оформление протоколов аппаратных совещаний Общества.

• основное образование:

  Высшее образование по специальностям: "Документоведение", "Юриспруденция", "Управление персоналом" или аналогичным направлениям;

• опыт работы /обязательный: опыт работы в Канцелярии, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;

• Знание законодательства РК:

  1. Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;

  2. Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;

  3. Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;

  - Законодательные, нормативные правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;

  - Владение современными программами для ведения электронного документооборота;

  - Основные положения системы

  делопроизводства;

  - Структуру Общества и ее подразделений;

  4. Трудовое законодательство, порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности;

• Владение компьютером

  - уверенный пользователь информационных систем

  MS Office (Excel, Word, PowerPoint,

  Outlook, Access);

  - работа с Интернетом

  (Opera, Internet Explorer;

  Mozilla Firefox) и электронной почтой

  (Outlook Express);

  - работа с системами электронного документооборота;

• Характеристика-рекомендация: обязательно.

• график работы с 09:00 до 18:00, выходные дни суббота, воскресенье;
• длительность испытательного срока 3 месяца.