Секретарь - администратор офиса в Представительстве в г. Минск

Описание

Обязанности:

• Ответ на телефонные звонки, переключение на сотрудников в соответствии с запросом;
• Организация встреч посетителей и гостей Представительства;
• Работа с корреспонденцией Представительства, ведение делопроизводства, регистрация документов в системе электронного документооборота контроль документооборота между Представительством, подразделениями Банка и контрагентами;
• Заполнение и предоставление документов в Инспекцию Министерства по налогам и сборам;
• Подготовка, согласование и администрирование договоров по административно-хозяйственной деятельности, заключенных Представительством Банка в Минске. Оформление заявок на оплату счетов Представительства;
• Взаимодействие с арендодателем и коммунальными службами по вопросам функционирования офиса представительства;
• Взаимодействие с соответствующими службами по вопросам обеспечения охраны, пожарной безопасности и иными органами и организациями;
• Проведение закупок товаров, работ и услуг для обеспечения деятельности представительства и Банка в соответствии с внутренними процедурами;
• Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников Представительства;
• Координация кадровых вопросов в офисе Представительства во взаимодействии с Департаментом по работе с персоналом;

• Координация пребывания в РБ командированных сотрудников Банка, в том числе организация трансферов и проживания;

• Взаимодействие с органами государственного управления РБ, представленными в Совете Банка, по вопросам обмена информацией/документами/корреспонденцией;

• Выполнение поручений непосредственного руководителя и директора Представительства в г. Минск.

Требования:

• Высшее образование, желательно гуманитарное;
• Опыт работы секретарем, личным помощником или офис-менеджером не менее 3-х лет;
• Грамотный русский язык;
• Знание основ делопроизводства, навыки составления писем, документов;
• Навыки работы с орг. техникой;

• Наличие рекомендаций от прошлых нанимателей будет преимуществом;

• Уверенные навыки владения компьютером и программными продуктами Microsoft Office;
• Ответственность, организованность, навыки коммуникации;
• Офис находится в г. Минск и трудоустройство согласно ТК РБ (без выездов за территорию РБ).