Администратор офиса

Описание

• административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офисов Алматы - подготовка рабочих мест для сотрудников, аренда офисов и парковочных мест, коммунальные услуги, снабжение необходимыми материалами, оборудованием и услугами (интернет, телефония, клининг, курьерские и почтовые, IT поддержка и т.д.) для жизнедеятельности офисов,
• организация отчетных собраний группы компаний, организация встреч делегаций, разработка маршрутов передвижения делегаций, заказ гостиниц, ресторанов, бронирование билетов, закуп подарков;
• координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.) – качественное исполнение обязанностей офис-менеджера, выписка путевых листов, контроль расхода ГСМ, контроль за техническим состоянием автопарка (своевременное прохождение ТО, страхования автотранспорта, сезонного обслуживания и ремонта, GPS мониторинг, проверка расходов автомоек и пр), обеспечение чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с управляющей компанией бизнес центра и арендодателями по всем вопросам жизнеобеспечения офисов, информирования, правил эксплуатации и действия в режиме ЧС;
• организация проведения инвентаризации в офисах компании, учет и списание материалов;
• контроль за сохранностью и рабочим состоянием имущества компании;
• ведение офисных расходов, документооборота оплат и закрывающих бухгалтерских документов;
• анализ рынка поставщиков товаров, материалов, услуг;
• контроль за соблюдением бюджета, участие в планировании бюджета;
• ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
• организация праздников и других корпоративных мероприятий;
• отдельные поручения генерального директора и акционера (в том числе проектные и изыскательские)
• организация и контроль ремонтных работ по офисам Алматы

• организаторские способности;
• самостоятельность в принятии решений;
• умение распределять обязанности между персоналом;
• коммуникабельность;
• гибкость;
• терпеливость;
• тактичность;
• пунктуальность;
• добросовестность;
• деловой этикет.

• - график 5/2 с пн-пт с 9:00-18:00

  - испытательный срок 3 месяца

  - готовность быть на связи даже в выходные дни, либо после окончания рабочего времени.