Главный менеджер Отдела документационного обеспечения и контроля (Офис-менеджер)

Описание

Прием главного менеджера в отдел документационного обеспечения и контроля обусловлен необходимостью бесперебойного обеспечения жизнедеятельности приемной членов Правления Общества.

Обязанности:

• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию Руководителю, организует проведение телефонных переговоров;

• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

• Ведет и оформляет протоколы совещаний;

• Вместе с тем, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

•проводит оперативный набор и постановку резолюций на входящих документах в системе электронного документооборота, следуя резолюциям членов Правления и минимизируя возможные задержки;

• осуществляет бронирование и приобретение авиа/железнодорожных билетов, оформление виз, бронирование гостиниц и других необходимых документов для членов Правления, выполнение всех обязательных процедур и ведение соответствующей документации, обеспечивая соблюдение внутренних регламентов и стандартов организации;

• контролирует бесперебойную работу технического оборудования в кабинетах членов Правления, конференц-зале и приемной (оргтехника, кондиционеры, системы связи, мультимедийные устройства и другие технические устройства), при необходимости оперативно направляет заявки на ремонт, модернизацию или техническое обслуживание, обеспечивая комфортные условия для деловых встреч, совещаний и работы приемной, соответствующие всем стандартам;

• обеспечивает должный порядок и надлежащее содержание рабочих мест членов Правления, включая своевременное обеспечение канцелярскими товарами и расходными материалами, создавая комфортные условия для работы, поддерживание порядка в приемной, обеспечивая ее функциональность и комфортный внешний вид для встреч с посетителями;

•поддерживает официальный стиль одежды и проявляет внимательность и аккуратность в работе.

Требования:

- Высшее (или послевузовское) образование. Желательно наличие сертификата в области документооборота, архивного дела.

- Стаж работы в сфере делопроизводства, административного управления, документооборота не менее 3 лет.

- Грамотная письменная и устная речь на казахском, русском языках.

Условия:

• График 5/2;

• Полный соц.пакет;

• Карьерный рост;

• Лечебное пособие;

• Комфортабельный офис на Левом берегу;

• Работа в крупной организации численностью свыше 1000 человек.