Ассистент генерального директора

Описание

ОБЯЗАННОСТИ:

Основными задачами Ассистента генерального директора являются:

• поддержка и сопровождение всех бизнес-процессов в границах ТОО «НСТ плюс» и/или группы компаний Генерального директора, ведение личных дел, выполнение личных поручений Генерального директора ТОО «НСТ плюс»;
• организация, сопровождение и участие в деловых переговорах, протоколирование, сопровождение деловых переговоров в качестве переводчика, представителя компании;
• налаживание и поддержание обратной связи с целевой аудиторией для привлечения в ТОО «НСТ плюс» новых заказчиков/клиентов и сохранения уже существующей клиентской базы;
• стремление к открытию и ведению новых бизнесов, поиск партнеров, увеличение продаж в компании;
• организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности ТОО «НСТ плюс»;
• поддержание деловых контактов: ведение переписки, телефонные коммуникации с заказчиками, партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками;
• строгое соблюдение принципов конфиденциальности, защита интересов компании и Генерального директора.

Ассистент генерального директора выполняет следующие функции:

• подготовка и представление генерального директору информации о состоянии бизнес-процессов по вопросам деятельности компании, отдельной документации в готовом виде (писем, соглашений, заявлений и иной документации) готовой к подписанию генеральным директором;
• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора ТОО «НСТ плюс» и компании;
• информирование Генерального директора о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания, фиксирование задач и напоминание о них Генеральному директору;
• планирование рабочего графика, оптимальная организация рабочего дня Генерального директора.
• в рамках своей компетенции, поиск, сбор, анализ и работа с информацией, систематизация необходимой информация, создание бизнес-презентаций, поиск, сбор и подготовка документации, связанной с деятельностью компании;
• прием документов и личных заявлений работников на подпись Генеральному директору ТОО «НСТ плюс»;
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы Генерального директора ТОО «НСТ плюс»;
• организация работы по связям с общественностью и средствами массовой информации;
• контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями/конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, наличие виз согласования на документах, передаваемых Генеральному директору на подпись, обеспечение их редактирование корректором, а также оформление и выпуск;
• организация и проведение телефонных переговоров Генерального директора, его заместителей, обеспечение приема, фиксация в отсутствие Генерального директора, его заместителей полученной информации и доведение до их сведения её содержание, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, бумажную корреспонденцию;
• в случае необходимости организация пресс-конференций, брифингов, медиа-хитов, интервью представителей ТОО «НСТ плюс» в средствах массовой информации, участие Генерального директора ТОО «НСТ плюс» и компании в выставках, симпозиумах, семинарах;
• организация и подготовка пресс-релизов о деятельности ТОО «НСТ плюс», корпоративных бюллетеней, иных информационных материалов для средств массовой информации;
• по поручению Генерального директора и/или по личной инициативе, подготовка проектов писем, запросов, других документов, проекты ответов авторам писем, запросов, направленных в адрес ТОО «НСТ плюс» и представление этих проектов документов на согласование и утверждение Генеральному директору ТОО «НСТ плюс»;
• работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• осуществление контроля за исполнением работниками ТОО «НСТ плюс» непосредственно своих должностных обязанностей, своевременностью исполнения заключенных договоров/контрактов, исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Генерального директора ТОО «НСТ плюс», взятых на контроль;
• обеспечивает получение необходимых Генеральному директору ТОО «НСТ плюс» сведений от отделов или исполнителей, вызов по поручению Генерального директора, его заместителей, сотрудников ТОО «НСТ плюс»;
• отвечает за ведение веб-сайта ТОО «НСТ плюс», включая: анализ целей и задач сайта, его целевой аудитории; подбор текстовой и графической информации для сайта или самостоятельное ее создание; редактирование, обработка контента и его размещение на сайте при помощи CMS; осуществляет ведение ленты новостей сайта; адаптация контента для использования в Интернете; регулярное и своевременное обновление сайта; консультирование пользователей сайта; модерация ресурса; отслеживание статистики посещаемости сайта;
• организация и ведение Travel-поддержки Генерального директора: заказ, бронирование, переоформление, сдачу и получение авиа и железнодорожных билетов для генерального директора ТОО «НСТ плюс» и/или лиц, указанных Генеральным директором, выезжающих в командировки;
• выполнение иных заданий и поручений Генерального директора ТОО «НСТ плюс».

Требования к кандидату:

• наличие высшего образования;

или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 (двух) лет.

• знание и свободное владение казахским, русским, английским языками (иные языки приветствуются);
• грамотная речь, грамотное письмо;
• свободное владение оргтехникой;
• знание делового этикета;
• опыт работы в должности помощника/ассистента первого руководителя, заместителя первого руководителя, руководителя структурных подразделений юридического лица;

Деловые качества

• возможность быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию;
• вовлеченность в работу, жизнедеятельность компании;
• владение тайм-менеджментом (техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой);
• умение быстро вникать и знать все ключевые бизнес-процессы в компании;
• лояльность и приверженность корпоративным ценностям компании;
• обучаемость, стремление постоянно развиваться, совершенствовать свои навыки, профессионально расти;
• быстрота реакции, четкая обратная связь;
• коммуникабельность, приятный стиль общения;
• проактивность (способность предугадывать ситуации заранее);
• умение брать ответственность и самостоятельно принимать решения.

Личные качества

• аккуратность и педантичность;
• честность, порядочность;
• умение находить взаимопонимание с разными людьми, уважать чужое мнение;
• умение работать как индивидуально, так и в команде;
• доброжелательность;
• организаторские способности;
• не конфликтность, терпимость к окружающим.

Предлагаемые условия:

• официальное трудоустройство согласно нормам трудового законодательства рк;
• удобный график работы: пятидневная рабочая неделя (5/2 с 9/18);
• не регулярные командировки по регионам Казахстана;
• оклад;
• оплачиваемый отпуск 24 календарных дня (согласно графику), больничный лист;
• возможность профессионального и карьерного роста.
• рабочее место в хорошей локации;
• знакомство с новыми людьми;
• обучение на курсах за счет компании;
• корпоративный ноутбук;
• оплата сотовой связи.