Секретарь-референт

Описание

• 1. Ведение следующих баз данных в программе «Lotus Notes»:

  «Приказы и распоряжения»;
  «Входящие документы»;

  2. Прием документов, поступающих в филиал через почтовые отделения, нарочно и курьерские компании, сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую;

  3. Регистрация и рассылка поступивших документов в соответствиии с требованиями внутренних нормативных документов;

  4. Прием - /передача электронной корреспонденции и направление ее на рассмотрение в структурные подразделения филиала;

  5. Формирование документов в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел филиала;

  6. Передача законченных производством дел в ведомственный архив филиала;

  7. Сканирования документов филиала и направление их адресатам по электронной почте и нарочно в соответствии с заявками структурных подразделений;

  8. Осуществление ежегодной сверки документов ограниченного распространения с грифами «К» и «СК»;

  9. Ознакомление с внутренними нормативными документами Банка, касающимися деятельности Сектора делопроизводства с целью их применения в работе;

  10. Информирование работников филиала о подписании документов руководством и своевременный возврат структурным подразделениям и исполнителям;

  11. Передача документов и периодической печати в структурные подразделения;

  12. Контроль своевременности поступления в филиал периодической печати;

  13. Составление графика встреч, переговоров, с клиентами, партнерами, контрагентами в электронном календаре руководства, организационное обеспечение встреч, переговоров;

  14. Подготовка авансовых отчетов руководства филиала;

  15. Организация подготовки заседаний и совещаний (сбор и копирование необходимых материалов, оповещение участников о времени, повестке дня и месте проведения совещаний);

  16. Обеспечение рабочего места руководства филиала необходимыми канцелярскими принадлежностями;

  17. Организация телефонных переговоров, прием информации, телефонограмм и своевременное доведение до сведения руководства филиала полученной информации;

  18. Предоставлять коллегиальным органам/комитетам Банка для рассмотрения вопросов и принятия ими решений качественно подготовленный, надлежащим образом оформленный, достоверный и полный материал.

  19. Другие функции, определенные руководством филиала, внутренними нормативными и распорядительными документами Банка.

• Образование:

  высшее;

  высшее незаконченное образование

  Опыт работы:

  - с высшим образованием - без опыта работы при условии успешных результатов стажировки сроком не менее 2 недель;

  - при незаконченном высшем образовании - опыт работы по специальности минимум 6 месяцев.