Офис-менеджер

Описание

• Административная поддержка офиса:

  • Организация бесперебойной работы офиса;

  • Ведение документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, приказы, сканирование, архивирование);

  • Подготовка и оформление служебных записок, писем, заявлений и пр.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса:

  • Заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, расходных материалов;

  • Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, ремонт, курьерская служба и т.д.);

  • Контроль за наличием необходимых ресурсов и поддержание порядка.

• Встреча гостей и делегаций:

  • Организация и сопровождение встреч, переговоров (чай/кофе, переговорные комнаты);

  • Прием звонков, распределение звонков и корреспонденции.

• Поддержка команды:

  • Помощь сотрудникам по организационным вопросам (бронь комнат, билеты, командировки и т.д.);

  • Координация внутренних мероприятий и корпоративных событий.

• Участие в адаптации новых сотрудников:

  • Подготовка рабочих мест;

  • Организация welcome-мероприятий;

  • Сопровождение в процессе адаптации.

• Опыт в аналогичной должности от 1–2 лет (в крупных или средних компаниях — преимущество).

• Средне-специальное или высшее (желательно – административное управление, лингвистика, менеджмент).

• Грамотная устная и письменная речь (русский, желательно казахский и/или английский);

  • Знание офисного этикета;

  • Владение ПК: MS Office, Outlook, Google Docs и оргтехника;

  • Организованность, внимательность, исполнительность;

  • Доброжелательность и клиентоориентированность;

  • Умение работать в многозадачном режиме.

• Дополнительно:

  • Опыт взаимодействия с поставщиками/подрядчиками;

  • Готовность к проактивной позиции и поддержке корпоративной культуры.