Офис-менеджер

Описание

• Выполнение функций по организационно- техническому обеспечению административно- распорядительной деятельности руководства предприятия.

• Получать необходимые сведения от подразделений или исполнителей, вызывать их по поручению директора и заместителя директора предприятия.

• Организовывать проведение телефонных переговоров директора (заместителя директора), записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить ее до сведения руководителя ее содержание.

• Принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону. Электронной почте), а также телефонограммы и своевременно доводить ее до сведения руководства предприятия.

• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня, их регистрации), вести протоколы технических советов, совещаний.

• Обеспечивать рабочие места директора и заместителя директора необходимыми средствами организационной техники. Канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе.

• По поручению директора и заместителя директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

• Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и после ее рассмотрения передавать руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа.

• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Вести журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с установленными формами (Ф7-П-СК16, Ф8-П-СК16), осуществлять контроль за движением документов, давать справки по зарегистрированным документам.

• Отправлять исполнительную документацию по адресам, руководящие документы систематизировать и хранить у себя до истечения срока хранения.

• Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

• Не менее 2-х лет на аналогичной должности;

• Высшее или среднее профессиональное;

• Опыт работы офис-менеджером не менее 1 года;
• Ответственность и внимательность к документам.

• Пятидневный график работы;
• Своевременная выплата заработной платы;
• Официальное оформление;
• Премии 2 раза в год.