Офис-менеджер

Описание

• подготовка и организация работы офисных подразделений:

• обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределения между работниками и рационального использование перечисленных ценностей.

• работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
  • прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
  • прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации,
  • подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,
  • обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
  • контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования,
  • организация проведения телефонных переговоров, совещаний руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, а также офис-менеджер передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (watsap, e-mail и т.п.), а также своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
  • по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
  • оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
  • осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
  • обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
  • печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

• Ведет делопроизводство.

  Оформление приема, перевода, увольнения работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности.

  Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

  Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. Организовывает работу отправки и приема корреспонденции, работу водителей – экспедиторов по журналу выездов.

  Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

  Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

  Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

  Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

  Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку посылок, корреспонденции.

  Участие в организации и проведение корпоративных мероприятий

• высшее/средне-специальное образование
• опыт 1-3 года
• знание казахского языка

• дружный коллектив
• 5-дневная рабочая неделя
• 50% оплаты обедов за счет компании
• соц пакет