Заведующая/заведующий канцелярией

Описание

• Контроль над правильным оформлением, регистрация, прием оригиналов, хранение приказов и распоряжений руководства ТОО "ЕвроХим-Каратау";

• Разработка номенклатуры дел ТОО "ЕвроХим-Каратау", внедрение и контроль ведения дел сотрудниками подразделений ТОО "ЕвроХим-Каратау", оформления дел и документации в соответствии с индексом подразделения указанном в номенклатуре дел;

• Организация делопроизводства в структурных подразделениях ТОО "ЕвроХим-Каратау", хранение и своевременная сдача дел сотрудниками в архив Предприятия;

• Составление описей дел и работ по составлению Актов об уничтожении документов, сроки хранения, которых истекли. Контроль за своевременным поступлением в архив ТОО "ЕвроХим-Каратау" документов, законченных делопроизводством дел временного и постоянного хранения;

• Ведение работы по заключению договоров ТОО "ЕвроХим-Каратау", касаемо отправки корреспонденций (АО "Казпочта", ТОО "Пони Экспресс", ТОО "ДХЛ Интернешнл Казахстан") в модуле SAP ERP (подготовка, согласование, внесение в систему);

• Регистрация и учет выданных доверенностей ТОО "ЕвроХим-Каратау", на представление интересов Предприятия, в случае досрочного прекращении действия доверенности осуществлять своевременный отзыв доверенностей;

• Работа с печатями и штампами ТОО "ЕвроХим-Каратау", в соответствии с утвержденными внутренними нормативными документами;

• Систематизация и хранение документов текущего хранения отдела документационного обеспечения ТОО "ЕвроХим-Каратау";

• Осуществление функции УиИДО в модуле SAP ERP (активация 2-х сторонне подписанных договоровс контрагентами компании по ТОО "ЕвроХим-Каратау" включая Проектный офис, контроль сдачи оригиналов договоров сотрудниками ТОО "ЕвроХим-Каратау", прием и хранение оригиналов договоров);

• Прием корреспонденции в г. Алматы, отправляемых через АО «Казпочта» (каждый четверг), а так же в случае необходимости отправка корреспонденции курьерской службой, своевременное формирование заявки, заказа и задании на платеж в SAP ERP, недопущения просрочек по плановым платежам;

• Высшее образование, опыт работы не менее 3-х лет;

• Контроль над правильным оформлением, регистрация, прием оригиналов, хранение приказов и распоряжений руководства ТОО "ЕвроХим-Каратау";

• Разработка номенклатуры дел ТОО "ЕвроХим-Каратау", внедрение и контроль ведения дел сотрудниками подразделений ТОО "ЕвроХим-Каратау", оформления дел и документации в соответствии с индексом подразделения указанном в номенклатуре дел;

• Организация делопроизводства в структурных подразделениях ТОО "ЕвроХим-Каратау", хранение и своевременная сдача дел сотрудниками в архив Предприятия;

• Составление описей дел и работ по составлению Актов об уничтожении документов, сроки хранения, которых истекли. Контроль за своевременным поступлением в архив ТОО "ЕвроХим-Каратау" документов, законченных делопроизводством дел временного и постоянного хранения;

• Ведение работы по заключению договоров ТОО "ЕвроХим-Каратау", касаемо отправки корреспонденций (АО "Казпочта", ТОО "Пони Экспресс", ТОО "ДХЛ Интернешнл Казахстан") в модуле SAP ERP (подготовка, согласование, внесение в систему);

• Регистрация и учет выданных доверенностей ТОО "ЕвроХим-Каратау", на представление интересов Предприятия, в случае досрочного прекращении действия доверенности осуществлять своевременный отзыв доверенностей;

• Работа с печатями и штампами ТОО "ЕвроХим-Каратау", в соответствии с утвержденными внутренними нормативными документами;

• Систематизация и хранение документов текущего хранения отдела документационного обеспечения ТОО "ЕвроХим-Каратау";

• Осуществление функции УиИДО в модуле SAP ERP (активация 2-х сторонне подписанных договоров с контрагентами компании по ТОО "ЕвроХим-Каратау" включая Проектный офис, контроль сдачи оригиналов договоров сотрудниками ТОО "ЕвроХим-Каратау", прием и хранение оригиналов договоров);

• Прием корреспонденции в г. Алматы, отправляемых через АО «Казпочта» (каждый четверг), а так же в случае необходимости отправка корреспонденции курьерской службой, своевременное формирование заявки, заказа и задании на платеж в SAP ERP, недопущения просрочек по плановым платежам.

• Официальное трудоустройство;
• Возможности для профессионального роста;
• Оклад и годовая премия