Административный Ассистент

Описание

• Принимать поступающую на рассмотрение Директора отдела снабжения KAZ Minerals корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• Принимать документы и личные заявления на подпись Директора отдела снабжения KAZ Minerals;
• Организовать проведение телефонных переговоров Директора отдела снабжения KAZ Minerals, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения содержание, передавать и принимать информацию, своевременно доводить до сведения полученную информацию;
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Директором отдела снабжения KAZ Minerals (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
• Организация служебных командировок, сдача авансовых отчетов Директора отдела снабжения KAZ Minerals.
• Осуществление учета и контроля решений, приказов, распоряжений, ведение учета и контроля протокольных поручений вышестоящего руководства и Директора отдела снабжения KAZ Minerals (табличной форме в формате Excel).
• Обеспечение рабочего места Директора отдела снабжения Группы KAZ Minerals необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе.
• По указанию Директора отдела снабжения KAZ Minerals на время отсутствия выполнять функции переводчика.
• Выполнять поручения Начальника отдела по административной поддержке сотрудников департамента.
• Осуществление сбора материалов и информации, необходимых Начальнику отдела, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.
• Обеспечение жизнедеятельности департамента: заказ воды, кофе/чая и канцелярии по мере необходимости.

Требования:

• Бакалавр;
• Опыт работы от 1 года;

• Знание русского языка, казахского (желательно), английского (advanced);
• Навыки делового общения, этики и переписки, требований по технике безопасности и охране труда, навыки в формировании отчетов;
• Знание трудового кодекса;
• Владение Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, навыки работы в СЭД Directum и ИС Oracle.

• Медицинское страхование
• Тренажерный зал
• Офис в центре города (ул.Пушкина, 118/16)