Офис-менеджер (ресепшионист)

Описание

Дорогой соискатель,

прошу внимательно ознакомиться с требованиями работодателя и не откликаться если ваши ожидания заработной платы ВЫШЕ указанного.

Обязанности:

• Координирование работ по ведению делопроизводства (оформление, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, направление (распределение) ее в структурные Подразделения, хранение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса в бумажном и электронном варианте, ведение деловой переписки.
• Передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителей организации, доведение до сведения работников принятые решения и поручения руководителя Филиала, осуществление контроля за соблюдением их исполнения.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя Филиала, подготовка ответов авторам писем.
• Оформление регистрационных карточек или создание банка данных.
• Ведение производственных приказов, картотеки учета прохождения документальных материалов, осуществление контроля за их исполнением.
• Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
• Отправление исполненной документации по адресатам.
• Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции.
• Систематизирование и хранение документов текущего архива.
• Ведение работ по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.
• Подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационных картотек или компьютерных банков данных.
• Составление описи дел, передаваемых на хранение в архив.
• Обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации.
• Организация встреч (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), деловых приемов, конференций и иных мероприятий с участием руководителя Филиала.
• Обеспечивание работников офиса пропускной магнитной картой, ключом от офиса.
• Консолидирование и отправление отчетов о проделанной работе сотрудников в головной офис Компании.
• Отправление (принятие документов от HR-менеджера и регистрирование в реестре для отправки работнику) по курьерской почте кадровые документы для ознакомления работников на объектах. Ведение совместной работы со специалистом на объекте, также принятие курьерской почты для HR-менеджера от работников на объектах.
• Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
• Соблюдение требований пожарной безопасности (отключение электроприборов, курение и т д.) и охране труда.
• Своевременное и качественное выполнение трудовых обязанностей, поручений руководства в соответствии законодательством РК, актами Компании, Филиала и настоящей должностной инструкцией.
• Выполнение требований правил внутреннего трудового распорядка Филиала и соблюдение трудовой дисциплины, соблюдение этических норм в процессе взаимодействия с сотрудниками иных служб Филиала.

• самостоятельность в принятии решений;
• коммуникабельность;
• гибкость;
• тактичность;
• пунктуальность;
• добросовестность;
• деловой этикет;
• свободное владение английским языком.

• Оформление согласно ТК РК;
• Рабочий график с 9.00-18.00 часов, обед с 13.00-14.00 часов, 5/2.
• Действует дополнительная медицинская страховка, оплата сотовой связи, комфортный и уютный офис;
• Своевременная оплата труда, также действует премия в конце года согласно KPI.