Помощник/ассистент руководителя

Описание

В стабильную организацию требуется квалифицированный специалист на должность помощника руководителя с функциями делопроизводителя. Должность совмещает задачи административной, организационной и документационной поддержки, а также предусматривает взаимодействие с потребителями и участие в выездных мероприятиях по поручению руководства.

Кандидат должен обладать высоким уровнем ответственности, грамотной письменной и устной речью, деловой выдержкой и способностью оперативно решать административные задачи в рамках своей компетенции.

Основные функциональные обязанности

• Обеспечение бесперебойного документооборота организации, включая:

  • регистрацию и систематизацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

  • подготовку проектов писем, служебных записок, приказов, протоколов, отчетов и иных официальных документов;

  • контроль сроков исполнения поручений и деловых документов;

• Ведение архива: формирование, хранение и учет бумажных и электронных документов;

• Работа в системах электронного документооборота (в т.ч. Documentolog, Egov и др.);

• Подготовка справочных, аналитических и презентационных материалов;

• Ведение календаря руководителя, организация рабочих встреч, переговоров, совещаний, командировок;

• Обеспечение служебной коммуникации: телефонные переговоры, прием посетителей, взаимодействие с государственными и деловыми партнерами;

• Взаимодействие с потребителями компании: предоставление информации, решение текущих организационных вопросов, осуществление выездов по поручению руководителя.

Квалификационные требования

Образование:

• Высшее профессиональное образование (предпочтительные направления: делопроизводство, документационное обеспечение управления, архивоведение, юриспруденция, государственное/муниципальное управление, филология, лингвистика).

• Прохождение курсов повышения квалификации по направлению «делопроизводство» является преимуществом.

Опыт работы:

• Минимум 1 год в должности помощника руководителя, делопроизводителя, офис-менеджера либо секретаря.

• Опыт взаимодействия с государственными структурами и участия в подготовке официальной документации – является преимуществом.

Профессиональные навыки и компетенции

• Знание казахского и русского языков (устный и письменный деловой стиль); знание английского языка — приветствуется;

• Владение навыками написания и оформления деловых писем, протоколов, актов, справок, заявлений и иных документов;

• Уверенное владение программами Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), а также PDF-редакторами и средствами сканирования/архивации;

• Навыки работы с системами ЭДО (электронного документооборота);

• Отличные организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности и с конфиденциальной информацией;

• Знание основ делопроизводства, архивного хранения и регламентов документооборота.

Личностные качества

• Высокий уровень ответственности и исполнительности;

• Пунктуальность, внимательность к деталям;

• Стрессоустойчивость и дипломатичность;

• Коммуникабельность и вежливость;

• Готовность к оперативному выполнению поручений, в том числе вне офиса;

• Гибкость мышления, обучаемость, инициативность.

Условия работы

• Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом;

• Стабильный график работы (5/2);

• Конкурентоспособная заработная плата (уточняется по итогам собеседования);

• Возможность профессионального и карьерного роста;

• Работа в надежной и развивающейся компании.