Администратор по контрактам

Описание

Eurasian Resources Group (ERG) в Казахстане представляет треть металлургической и горнодобывающей промышленности страны. Благодаря активам в Казахстане, ERG является крупнейшим в мире производителем высокоуглеродистого феррохрома с высоким содержанием хрома, это единственный производитель алюминия в стране.
В Казахстане ERG объединяет более 20 компаний в сфере добычи и переработки природных ресурсов, производства электроэнергии, логистики.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:

• Содействие Руководителю по административной поддержке в закупе РиУ и обеспечении потребности компании

• Подготовка и оформление запросов на закупку РиУ.
• Согласование с поставщиками условий поставки, сроков и цен.
• Составление технических заданий по заявкам Административного блока и требований для поставщиков, а также контроль за выполнением обязательств по договорам.
• Оформление всех необходимых договоров, соглашений и дополнительных соглашений с поставщиками.
• Ведение реестра договоров и отслеживание исполнения обязательств по контрактам.
• Подготовка отчетности по закупкам для руководства компании и других заинтересованных сторон.
• Оформление счетов-фактур и других финансовых документов, необходимых для оплаты поставок.
• Взаимодействие с бухгалтерией для своевременного расчета и погашения долгов по контрактам.
• Следить за изменениями в законодательстве и нормативных актах, касающихся закупок и контрактных обязательств, а также обеспечивать соблюдение законодательства при заключении и исполнении договоров.
• Оказание административной поддержки проектным командам, связанным с закупками РиУ, с учетом их специфики и потребностей.
• Участие в решении текущих вопросов и задач административной поддержки.
• Ведение отчетности и документации в соответствии с установленными требованиями компании.
• Выполнение работ по подготовке пакета документов для заключения договоров, дополнительных соглашений к существующим договорам, продлению срока действия договоров согласно Регламента компании;
• Загрузка и отслеживание договора/ДС в ЕСЕД до момента согласования;
• Заполнение статуса по каждой заявке в Реестре закупок ТРУ https://ds.erg.kz/ECP_P_PLAN_Screens/GeneralData
• Формировать и вести базу данных договоров в серверной папке Административного блока; а также в https://ds.erg.kz/ECP_P_PLAN_Screens/GeneralData

• Контроль своевременности заключения договоров РиУ, SLA

• Организация процесса подготовки и подписания договоров
• Взаимодействие с подразделениями Компании по вопросам заключения договора
• Обеспечение соблюдения сроков заключения договоров
• Проверка полноты и корректности документации
• Уведомление о заключении договоров
• Систематизация, хранение и контроль исполнения договорной документации

• Контроль исполнения договорных обязанностей согласно условий договора РиУ:

• Анализ выполнения РиУ в установленный срок согласно условий договора;
• Контроль за предоставлением отчетов и др. необходимой документации подрядчика согласно условиям договора;
• Предоставление информации об авансовых платежах по договорам проекта в Финансовый блок ЕРГ КП;
• Контроль своевременного получения, рассмотрения, согласования, сроков действия и размеров обеспечительного покрытия (гарантии материнской компании, банковские гарантии, удержания) подрядчика в соответствии с условиями подписанного договора.

• Контроль изменений и координация заключения дополнительных соглашений:

• Выявление рисков, связанных с выполнением условий договора;
• Инициация внесения изменений в подписанный договор и координация процесса заключения дополнительных соглашений;
• Контроль соблюдения контрактных условий. Подготовка претензий к контрагентам по мере их возникновения, ведение переговоров и координация по разрешению основных претензий и споров (при поддержке Юридического блока)

• Проведение мероприятий по закрытию контракта

• Координация согласования и подписания всех документов, подтверждающих окончательную сдачу-приемку выполненных РиУ;
• Координация окончательной сверки взаиморасчетов;
• Проведение переговоров с контрагентом и подготовка финального дополнительного соглашения для урегулирования споров/вопросов (если применимо);
• Направление скана подписанного Договора всем задействованным лицам, Заказчику со стороны ЕРГ КП (проектная команда, подразделение). Передача оригиналов документов в Финансовый блок через Журнал передачи документов.
• Загрузка всех закрывающих документов в ЕДМС.

• Выполнение прочих сопутствующих мероприятий, связанных с администрированием и сопровождением контрактов

• Ведение корреспонденции с подрядчиками и внутренними службами ЕРГ КП;
• Ведение отчетности по статусу исполнения договоров в различных системах ЕРГ КП;
• Подготовка содержательных информационных справок, заключений, с изложением ключевых моментов рассматриваемой ситуации по контракту и предложений по их урегулированию при запросе ПК и внутренних служб ЕРГ КП.

• Содействие Руководителю по административным вопросам по административно-хозяйственным вопросам

• Мониторинг и контроль состояния помещений
• Содействие в определении потребностей в офисной мебели и оборудовании, включая технику (ПК, принтеры, телефоны, проекторы и т.д.).
• Обеспечение своевременной закупки мебели и технических средств, оформление закупочных заявок и взаимодействие с поставщиками.
• Участие в регулярных инвентаризациях офисных и хозяйственных товаров ОС и ТМЦ
• Участие в приемке/ отправке/ упаковке ОС и ТМЦ
• Участие в подборе места, заключении договоров на аренду помещений, обеспечение всех организационных вопросов для корпоративных мероприятий компании (доставка, питание, техническое оборудование)
• Замещение Руководителя по административной поддержке на время отпуска.
• Загрузка АВР, накладных в ЕДМС.

ДЛЯ НАС ВАЖНО:

• Высшее образование (Бакалавр)
• Опыт работы в сфере закупок, в сфере инвестиционной деятельности управления проектами, в сфере логистики, в сфере юриспруденции от 5 лет
• Знание закупочных процессов;
• Знание законодательства о государственных и корпоративных закупках;
• Умение грамотно составлять и оформлять договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты;
• Владение стандартами и регламентами внутреннего документооборота;
• Аналитический подход, способность к обобщению информации;
• Умение вести деловые переговоры по условиям контрактов
• Коммуникативные навыки, навыки командной работы;
• Навыки ведения деловой переписки;
• Уверенное владение ИТ-инструментами (Работа с электронными торговыми площадками, знание Microsoft Office (особенно Excel и Word), ERP-систем (например, 1С, SAP).

• Руский язык - в совершенстве.

  Английский язык - Intermediate

• Уверенное использование MS Office (Word, Excel, Power Point); навыки использования SAP ERP.

  Преимуществом будут навыки использования QlikSense, Compra, Adata, Primavera

• Площадка torgi.erg.kz

• Знание ПК на уровне уверенного пользователя

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Конкурентная заработная плата
• Корпоративное обучение
• Открытая корпоративная культура
• Скидки на абонементы в спортивные залы
• Поддержка в значимых жизненных событиях
• Медицинское обеспечение
• Корпоративная мобильная связь
• Возможность участия в программе ERG Balance я (наличие психологической поддержки и семинаров по ментальному здоровью)