Ведущий специалист в приемную

Описание

• Осуществлять приём и регистрацию посетителей, обеспечивать их своевременное информирование и направление к руководителю или соответствующим сотрудникам.
• Организовывать работу приёмной, обеспечивать её порядок и соблюдение делового этикета.
• Принимать и распределять входящие телефонные звонки, электронную и бумажную корреспонденцию.
• Осуществлять отправку исходящей корреспонденции, взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами.
• Вести график встреч и переговоров руководителя, контролировать своевременность их проведения.
• Обеспечивать подготовку переговорных комнат (чистота, наличие воды, канцтоваров, технического оборудования).
• Оказывать информационное и организационное содействие посетителям и сотрудникам компании.
• Вести журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, а также учёт посетителей (при необходимости).
• Контролировать своевременное обеспечение приёмной необходимыми канцтоварами, расходными материалами и поддерживать их наличие.
• Выполнять поручения руководителя и обеспечивать оперативное взаимодействие между подразделениями компании
• Обеспечение посетителей необходимой информацией, чай/кофе при ожидании
• Организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы, документы)

• Образование и опыт:
  • среднее специальное или высшее образование (желательно в сфере управления, администрирования, экономики или лингвистики);
  • опыт работы офис-менеджером, секретарём, администратором или ассистентом руководителя приветствуется.

  Знания и навыки:
  • знание делового этикета и правил телефонных переговоров;
  • навыки делового общения и грамотная устная и письменная речь;
  • уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта, офисное оборудование);
  • базовые знания документооборота и офисной организации;
  • умение работать с оргтехникой (принтер, сканер, факс).

• Знание казахского языка обязательно!

  Личные качества:
  • организованность и внимательность к деталям;
  • ответственность и исполнительность;
  • доброжелательность и коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость и умение работать в многозадачном режиме;
  • аккуратность, опрятный внешний вид.

• График работы 5/2, рабочий день с 9 - 6, своевременная оплата труда