Офис менеджер

Описание

Нашей целью является обеспечение Казахстанского рынка качественными изделиями медицинского назначения и медтехникой.

Нашими партнерами в Казахстане на сегодняшний день являются большинство аптек Республики.

Обязанности:

1.Подготовка документов для отгрузки клиентам: распечатка накладных (2 экз) и счет фактуры (1 экз) - ежедневно с 17 до 18.00.

2.Знать наизусть весь ассортимент наших товаров для консультации клиентов.

3.Составление отчета по кассе с обязательным сканированием Z отчета (старший по региону покажет) и отправка на электронный адрес - ежедневно до 9.30 часов дня, следующего за отчетным.

4.Сверка подписанных клиентами накладных (подтверждение о факте доставки товара) с реестром накладных - ежедневно, в случае если нет подписи или печати на накладных истребовать их, в случае если товар не доставлен - поставить в известность письменно бухгалтерию об удалении накладной.

5.Отправка в бухгалтерию сканированных копий накладных, подписанных клиентами - ежедневно до 10.00 часов дня, следующего за отчетным.

6.Прием наличности от торговых представителей, согласно Z отчету - ежедневно.

7.Заполнение кассовой книги.

8.Взнос наличности в банк раз в 2-3 дня в зависимости от остатка, при этом на конец месяца денег на руках не должно оставаться более 5000 тенге.

9.Акты сверок: распечатка, подготовка для торгового представителя (печать и подпись), при необходимости проехать к клиентам для сверки. После получения подписанных АС

сканировать и отправлять в Астану согласно установленных сроков подписания – ежемесячно.

10.Забирать у поставщиков (аренда, связь и другое) закрывающие документы. Сразу сканировать и отправлять в бухгалтерию.

11.Следить за наличием полиграфии, пакетов, канцтоваров. При необходимости делать своевременную заявку.

12. Отвечать в установленные сроки на все запросы сотрудников головного офиса.

13. Договоры: полностью заполненный и подписанный договор с новым клиентом сначала сканировать, затем оригинал отправить в Астану.

14. Ежемесячно в первый рабочий день месяца, как только придет месячный реестр накладных открыжить с имеющимися в наличии накладными и сдать в бухгалтерию.

15.До 5 числа собрать оригиналы всех документов и отправить через в Астану (супервайзер поможет).

16. Принимать клиентов в офисе с проблемными вопросами.

Требования:

Опыт работы не менее 1 года.

Организаторские способности.

Самостоятельность в принятии решений.

Способность решать несколько вопросов одновременно.

Стрессоустойчивость и коммуникабельность.

Условия:

Официальное оформление по ТК РК.

Нормированный рабочий день с 9:00 до 18:00.

Пятидневная рабочая неделя.

Предоставляется ежегодный отпуск 24 дня.

Предоставление корпоративного номера. Между сотрудниками звонки бесплатные.

Своевременная оплата труда до 10 числа следующего месяца.

Все пенсионные и соц отчисления компания производит в полной мере за свой счет.

Официально оформляется трудовой договор согласно законодательства РК.