Офис-менеджер

Описание

- прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

- работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

- организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

- по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.

Обеспечивать жизнедеятельность офиса:

- заказ воды по мере необходимости;

- заказ канцелярии по мере необходимости;

- осуществление подписки на периодические издания.

Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.

• Необходимые навыки: высокие административные и организаторские, эффективное общение, работа с документами с точностью, гибкое решение проблем.
• Образование и подготовка: базовые знания в области менеджмента, экономики, юриспруденции, дополненные специальными курсами или программами по управлению офисом.
• Демонстрация опыта: 10-летний опыт работы в ООО "Ариан", Уфа, подчеркивающий управление офисом, координацию персонала, планирование мероприятий, работу с документами.
• Коммуникативные навыки: ключевые для взаимодействия с сотрудниками, посетителями, партнерами компании, обеспечения бесперебойной работы офиса и внешних отношений.
• Владение ПО: владение MS Office, почтовыми клиентами, таблицами, базами данных, необходимыми для эффективного управления офисом.
• Соблюдение правового поля: важно для офис-менеджеров в 2024 году, включает трудовое законодательство, нормативные акты в специальной подготовке.