Специалист Административно-хозяйственного отдела

Описание

«ЕвроХим» - это 28 000 человек, 25 стран, 75 предприятий. «Еврохим» – один из крупнейших и наиболее быстро развивающихся производителей минеральных удобрений в мире.

«ЕвроХим» верит в рост бизнеса за счет развития сотрудников. Компания привлекает и сохраняет целеустремленных и перспективных сотрудников

Проектный офис по строительству химического комплекса в г. Жанатас приглашает в свою команду Специалиста Административно-хозяйственного отдела.

В Ваши обязанности будет входить:

• Получение, осуществление входного контроля и распределение по назначению входящей корреспонденции проекта (письма, протоколы, приказы, распоряжение, эл. сообщения);

• Проверка исходящего письма (выходной контроль), корректировка его оформления в соответствии с установленными правилами ЛНА и шаблону проекта;

• Подготовка отчетов по статусу отправки / получения ответов на входящую / исходящую корреспонденцию, в том числе по исполнению поручений протоколов, приказов, распоряжений;

• Проведение совещаний с подрядчиками по вопросам документооборота (запрос регистрационного входящего номера на исходящее письмо, сверка предоставления ответов на корреспонденцию);

• Приемка, учет, регистрация и проверка документации в части комплектности и соблюдения требований к оформлению;

• Отслеживание сроков предоставления комментариев документации со стороны исполнителей Проектного офиса;

• Определение правил оформления и нумерации общей документации;

• Ведение реестра документации;

• Формирование отчетности в зоне своей ответственности;

• Предоставление статистики (отчета) документам по запросу руководства;

• Постоянное обновление матриц рассылок для рассмотрения документации, матриц коммуникаций;

• Участие в создании процесса по согласованию документации внутри Проектного офиса;

• Осуществление хранения документов до окончания Проекта, подготовка и передачи в Архив;

• Управление административно-хозяйственными процессами служебного жилья (размещение, учет, отчетность, контроль состояния);

• Приём/передача служебного жилья и имущества по актам и договорам, материальная ответственность;

• Взаимодействие с подрядными организациями (обслуживание, ремонт, аренда, снабжение, оплата, подготовка документов, прием выполненных работ);

• Сопровождение командированных работников (встреча, размещение, бытовые вопросы);

• Организация мероприятий и бизнес-встреч;

• Инвентаризация имущества и контроль за его сохранностью;

• Администрирование и поддержка работы офиса;

• Заказ канцтоваров, расходных материалов и необходимого для работы офиса.

Мы ждем от Вас:

• Высшее образование;

• Знание английского языка будет преимуществом;

• Опыт работы в направлении документооборота и АХО от 3 лет;

• Знание документооборота, договорной работы, эксплуатации жилья и офисных помещений;

• Уверенный ПК-пользователь (MS Office, желательно SAP);

• Ответственность, внимательность, многозадачность.

• Место работы в г. Жанатас;
• Иногородним кандидатам и членам их семьи предоставлется релокационный пакет, включающий компенсацию аренды жилья;
• Срочный трудовой договор (ориентировочно до конца 2026г.) с продлением;
• Уровень дохода обсуждается по итогам интервью, премии за эффективную работу и результат;

• Социальный пакет: ДМС, страхование жизни от несчастных случаев.