Офис-менеджер

Описание

Компания Law Council Group - это профессиональная юридическая фирма, которая специализируется на предоставлении комплексных юридических услуг в сфере коммерческой деятельности. Наша команда состоит из квалифицированных юристов и бизнес-консультантов с значительным практическим опытом.

Обязанности:

Обеспечение корректного и бесперебойного функционирования офиса:

• Приём, распределение и передача телефонных звонков.

• Встреча посетителей, клиентов и партнёров компании, обеспечение комфортной деловой атмосферы.

• Обеспечение наличия и учёт расходных материалов (бумага, канцелярия, чай, кофе, вода и т.д.).

• Обеспечение чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с клининговым персоналом.

Организация делопроизводства:

• Приём, регистрация, систематизация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе юридической и финансовой (договоры, акты, счета, доверенности, судебная корреспонденция).

• Подготовка и форматирование простых документов по шаблонам (письма, запросы, сопроводительные письма к юридическим материалам) по поручению руководителя или юристов компании.

• Организация внутреннего документооборота, систематизация и архивирование юридических дел, обеспечение конфиденциальности и сохранности документов.

• Ведение баз данных клиентов, дел и проектов, обновление контактных листов и вспомогательных справочников.

Операционная поддержка:

• Координация графиков встреч, переговоров и совещаний с клиентами, государственными органами и партнёрами.

• Поддержка в организации деловых поездок сотрудников (бронирование билетов, отелей, подготовка документов для командировок).

• Взаимодействие с внешними поставщиками услуг (курьерские, нотариальные, лингвистические, IT-поддержка, бухгалтерское сопровождение) для своевременного решения текущих задач.

• Сбор, систематизация и подготовка данных для внутренних отчётов, сводной информации о проектах, помощь в составлении презентаций для руководства или клиентских мероприятий.

• Выполнение технической работы по заявкам Астана Хаб, МФЦА (заполнение шаблонов бизнес-плана, финансового прогноза, штатного расписания, резюме и т.д.)

• Визовая поддержка клиентов.

Клиентский сервис и помощь в маркетинговой и операционной деятельности:

• Поддержка маркетинговых мероприятий (вебинары, семинары, круглые столы), подготовка раздаточных материалов, рассылка информационных писем.

• Поддержка в сборе и подготовке информации для новостных блоков, рассылок, публикаций на сайте lcg.kz.

• Содействие в подготовке коммерческих предложений, брошюр и презентаций для потенциальных клиентов.

• Подготовка и заказ промо-материалов, визиток для клиентов и партнёров.

  Техническое сопровождение образовательного курса:

• Помощь в подготовке съемок (телесуфлер, освещение, звук), запись, контроль качества видео.

• Участие в организации живых трансляций и вебинаров.

Требования:

• Высшее образование
• Знание английского языка (B2 и выше)

• Полный рабочий день
• оплата по договоренности
• рассматриваем выпускников.