Секретарь в приемную Директора Филиала

Описание

• В рамках, поставленных перед Секретарем задач, на него возлагаются следующие обязанности:
• регулирование распорядка дня Директора/Заместителя директора Филиала по назначенным совещаниям, запланированным встречам, своевременное предупреждение Директора/Заместителя директора Филиала о предстоящих совещаниях или встречах, на которые он приглашен и которые назначены самим Директором/Заместителем директора Филиала;
• осуществление оперативного обеспечения телефонных переговоров Директора/Заместителя директора Филиала, прием и передача телефонограмм, прием сообщений во время отсутствия Директора/Заместителя директора Филиала и незамедлительное доведение телеграмм, телефонограмм и сообщений до него, оповещение лиц, приглашаемых на совещание;
• осуществление записи на прием работников и граждан по личным вопросам;
• контроль по выполнению принятых решений или данных поручений;
• ведение алфавитного или должностного списка служебных, сотовых и домашних телефонов Директора/Заместителя директора Филиала, руководителей структурных подразделений Центрального офиса и Филиала, а также руководителей местных органов государственной власти, организаций и учреждений, с которыми Филиал осуществляет взаимодействие;
• осуществление проверки, до начала рабочего дня, готовности кабинета и приемной Директора Филиала (качество уборки, проветривание, наличие канцелярских принадлежностей, соответствие перекидного календаря, работа телефонных аппаратов и т.п.);
• в случаях длительного отсутствия Директора Филиала, по согласованию с ним, осуществление передачи документов на исполнение;
• выполнение указаний, распоряжений и поручений Директора Филиала;
• осуществление технического обеспечения деятельности Директора Филиала (заказ транспорта, билетов, организацию встреч, переговоров);
• осуществление работы с корреспонденцией: по поручению Директора/Заместителя директора Филиала составление писем, запросов, других документов, ведение истории переписки Директора/Заместителя директора Филиала;
• обеспечение своевременной обработки и регистрации входящих документов/ почтовых отправлений;
• осуществление своевременного доведения поступающей корреспонденции до сведения Руководства Филиала и его структурных подразделений;
• осуществление своевременной обработки, регистрации, отправки исходящих документов/почтовых отправлений (индексация, сортировка, конвертирование, передача, доставка и т.д.);
• осуществление централизованного учета и контроля над прохождением исходящей и входящей корреспонденции;
• оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Филиала по вопросам ведения делопроизводства;
• осуществление подготовки, регистрации и рассылки производственных приказов и распоряжений;
• участие в разработке внутренних нормативных и распорядительных документов Банка по вопросам, относящимся к компетенции Отдела/Сектора.
• участие в работе комиссий, рабочих групп по направлениям деятельности подразделения в соответствии с распорядительными и иными документами Банка;
• обеспечение неразглашения конфиденциальной и инсайдерской информации, ответственность за исполнение решений руководства Банка по сохранению банковской, коммерческой и иной тайны, соблюдение надлежащего режима конфиденциальности в деятельности Отдела/Сектора, ответственность за нарушение установленного порядка (регламента) безопасной обработки информации, правил хранения и использования, находящихся в его распоряжении защищаемых ресурсов автоматизированной информационной системы;
• своевременное и качественное выполнение работ, в соответствии с годовыми и квартальными планами подразделения, а также плановые работы по отдельным направлениям деятельности и по распоряжению руководства;
• Секретарь выполняет свои обязанности индивидуально или в составе рабочих групп, формируемых в соответствии с распорядительными документами Банка;
• в отдельных случаях Секретарь может быть привлечен к выполнению обязанностей других работников подразделения по прямому (письменному или устному) указанию Директора Филиала.

Требования:

• Секретарь должен соответствовать следующим квалификационным требованиям:
• среднее специальное/ незаконченное высшее/высшее образование;
• знание основ делопроизводства;
• уверенное владение персональным компьютером.