Офис-менеджер

Описание

В Bayer мы смотрим в будущее и наше предназначение – борьба с самыми трудными вызовами и создание мира, в котором наша цель, мир без болезней и голода, не будет казаться мечтой, а станет вполне осуществимой реальностью. Нами движет энергия, любопытство и преданность делу. Мы непрерывно учимся, извлекая уроки из всего, что нас окружает. Мы расширяем границы мышления и совершенствуемся, чтобы по-новому взглянуть на вещи, которые считались невозможными. Есть множество причин, почему нас выбирают, и, если вы действительно хотите, чтобы ваш профессиональный путь был разносторонним и осмысленным, если ваша мечта – стать частью яркого и многогранного сообщества, если вы горите желанием сделать что‑либо действительно значимое, сделайте правильный выбор.

Позиция: Офис-менеджер

Партнерские функции

Обязанности:

• Оперировать офисным оборудованием, таким как факсимильная машина, копировальная машина. Оказывать помощь при встрече и по телефону профессионально и вежливо;
• Обрабатывать первичные бухгалтерские документы: проверка, сканирование, ввод в систему;
• Следить за порядком в местах, где расположены офисное оборудование такие как принтер, копировальная машина, факсимильная машина, периодические издания, информация о компании и промоционные материалы;
• Привносить идеи по улучшению работы организации по административным вопросам и участвовать в других проектах по мере необходимости. Оказывать помощь в планировании, разработке и проведении общественных мероприятий компании, тем самым способствуя развитию внутренних отношений между работниками и руководством компании;
• В отсутствие Менеджера по организации деловых поездок и мероприятий оказывать поддержку работникам ТОО «Байер КАЗ» в администрировании деловых поездок;
• Сортировать и распределять входящую/исходящую/внутреннюю корреспонденцию в соответствии с процедурами делопроизводства;
• Отправлять и получать корреспонденцию через курьерские службы. Вести учет и базу данных входящей/исходящей корреспонденции. Регистрировать официальные входящие/исходящие документы в соответствии с требованиями компании. Проверять документы, связанные с оплатой курьерских услуг (накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры) для того, чтобы обеспечивать их соответствие фактически предоставленным курьерскими службами услугам, а также соответствие всех документов Политикам и Процедурам ТОО «Байер КАЗ». Вести учет расходов, связанных с отправлением корреспонденции.
• Обеспечивать наличие достаточного запаса канцелярских товаров, в том числе бумаги используемой оргтехникой, выдавать канцелярские товары в соответствии с потребностями отделов/подразделений, регистрировать потребление канцелярских товаров.
• Принимать заказы от работников на изготовление визитных карточек, организовывать их изготовление подрядной организацией.
• Осуществлять получение периодической печати/интерпрессы от организаций, обеспечивающих ее доставку. Контролировать поступление периодической печати/интерпрессы, на которую была оформлена подписка. Распределять периодическую печать/интерпрессу руководству/по отделам/подразделениям.

Для нас важно:

• Высшее образование
• 1-3 года на аналогичной должности
• Английский язык – intermediate
• MS office – опытный пользователь
• Умение управлять офисной техникой (факсимильная машина, копировальная машина)
• Навыки общения, ориентация на клиента, работа в команде

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной международной компании;
• Стабильную заработную плату;
• Корпоративную мобильная связь;
• Компенсацию питания;
• 32 дня оплачиваемого отпуска;
• ДМС, страхование жизни и страхование от несчастных случаев;
• Корпоративные программы обучения и развития сотрудников.