Описание

Должностные обязанности:

• Принимает обращения физических и юридических лиц, направленные в адрес руководства Общества, в т.ч. в системе ИС «Е-Отиниш», проверяет их правильность доставки, комплектность, целостность и наличие приложений;
• изучает и распределяет обращения физических и юридических лиц, телеграмм/факсограмм по назначению согласно локальному акту о распределении обязанностей и сфер полномочий, осуществляет их своевременную регистрацию и обработку;
•  отслеживает сроки рассмотрения обращений физических и юридических лиц руководством Общества в системе ЭДО и ИС «Е-Отиниш»;
• регистрирует и осуществляет нормоконтроль внешней исходящей корреспонденции (проверяет оформление, наличие согласований и приложений и др.);
• регистрирует, ведет учет и рассылку протоколов, приказов, распоряжений Общества, телеграмм;
• контролирует исполнение обращений физических и юридических лиц, обеспечивая их своевременное рассмотрение и исполнение;
• направляет напоминания и уведомления структурным подразделениям, филиалам и дочерним организациям Общества    по срокам исполнения обращений физических и юридических лиц;
• выдает документы  по принадлежности структурным подразделениям согласно резолюции руководства;
• ведет учет и отчетность по использованию фирменных бланков строгой отчетности АО «НК «КТЖ» и Общества, запрашивает отчеты у структурных подразделений по их использованию, ведет работу по уничтожению испорченных бланков Общества; 
• составляет отчеты по использованию фирменных бланков строгой отчетности  АО «НК «КТЖ» и Общества;
• выдает справки по обращениям и корреспонденции; 
• консультирует и обучает делопроизводителей структурных подразделений и филиалов по вопросам рассмотрения обращений физических и юридических лиц;
• составляет отчеты по обращениям физических и юридических лиц, в т.ч. отчеты по ИС «Е-Отиниш»;
• составляет авансовые отчеты по отправленной почтовой корреспонденции для предоставления в Департамент бухгалтерского учета;
• участвует в проверке состояния делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах Общества;
• предоставляет ответы на запросы структурных подразделений Общества,  АО «НК «ҚТЖ», стороннних организаций;
• осуществляет выемку документов из почтового ящика, почтовой экспедиции и канцелярии АО «НК «КТЖ»;
• разносит входящую корреспонденцию, в том числе документы с пометкой «Для служебного пользования» руководству Общества;
• обеспечивает хранение оригиналов приказов, протоколов и распоряжений и передачу в архив;
• составляет график сдачи документов на хранение в архив структурными подразделениями центрального аппарата Общества, и контролирует его исполнение;
• организует работы по переплету дел структурных подразделений Общества;
• консультирует и оказывает помощь  в работе с обращениями физических и юридических лиц, в том числе на платформе ИС «Е-Отиниш».

Квалификационные требования:

• Образование: высшее 
• Специальность: Документоведение и документационное обеспечение; архивоведение; государственное и местное управление; экономика; менеджмент; финансы; маркетинг; журналистика; филология; социология; политология; социальная работа; юриспруденция; международные отношения; переводческое дело; связь с общественностью и/или железнодорожные специальности.
• Опыт работы: не менее 3 лет по профилю деятельности

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Специалист
• Магистр