Административный менеджер/ ассистент руководителя

Описание

• Принимает телефонные звонки и посетителей; Выясняет потребности звонящих и посетителей; Перенаправляет запросы надлежащим работникам организации;
• Дает ответы на вопросы звонящих и посетителей в пределах своей компетенции;
• Взаимодействует с курьерскими службами, отправляет и получает корреспонденцию, решает вопросы, связанные с отправлениями, обрабатывает счета и готовит детализацию;
• Взаимодействует с такси службами, заказывает такси, готовит детализацию по поездкам;
• Занимается заказом товаров для офиса на регулярной основе с учетом требований ответственного сотрудника в части закупок, получает и обрабатывает счета. Заказ товаров включает в себя, но не ограничивается:
• Заказ печатной продукции (конверты, брошюры, бейджы, ленты);
• Заказ брендированной продукции в рамках своих задач;
• Регулярная ревизия офисных товаров/канцелярии для эффективного планирования закупок и поддержания порядка в системах хранения;
• Обрабатывает счета других поставщиков в пределах своей компетенции;
• Ведет журнал исходящей/входящей корреспонденции;
• Обеспечение первичной безопасности офиса;
• Взаимодействует с обслуживающей компанией по вопросам регулярной технической поддержки офиса в рабочем состоянии, решает вопросы и неисправности в пределах своей компетентности;
• Оформление пропусков на внос/вынос материальных ценностей;
• Оформление пропусков в здание по юридическому адресу;
• Работа с офисной техникой (сканирование, копирование, печать документов);
• Работа в программе ERP;
• Первичная регистрация счетов контрагентов, присвоение регистрационного номера, сканирование счетов, добавление в программу ERP;
• Почтовые отправления;
• Выполняет смежные функции при необходимости и просьбе непосредственного руководителя;
• Документация по ТБ и ОТ, ISO

• Коммуникабельность, высокий уровень дисциплины и самоорганизации;

• умение расставлять приоритеты и работать в ограниченных временных рамках;

• умение работать в команде;

• способность самостоятельно организовать работу для выполнения поставленных задач;

• полный рабочий день
• работа в офисе