Офис-менеджер

Описание

• 1. Административная поддержка

• Приём и распределение входящих и исходящих писем, электронной почты

• Ведение документооборота (регистрация, сканирование, архивирование)

• Работа с оргтехникой: принтеры, сканеры, копировальные устройства

• 2. Обеспечение офиса

• Закупка канцелярии, воды, бытовой химии и других расходных материалов

• Контроль за состоянием офиса (освещение, мебель, уборка)

• Взаимодействие с подрядчиками (уборка, ремонт, доставка)

• 3. Организация работы сотрудников

• Контроль графика посещаемости

• Заказ пропусков, оформление командировок

• Поддержка при адаптации новых сотрудников (выдача документов, оргтехники и т. д.)

• 4. Ведение отчетности и работа с документами

• Подготовка отчетов по расходам на офис

• Ведение баз данных (контакты, списки сотрудников, пропуска)

• Оформление служебных записок, заявок, писем

• 5. Организация мероприятий

• Подготовка офиса к праздникам, дням рождения

• Организация кофе-брейков, корпоративов, тимбилдингов

• 6. Взаимодействие с другими отделами

• Поддержка бухгалтерии (передача документов, счёта)

• Помощь HR и руководителям по административным вопросам

• Ведение кассы (на др, праздники, обеды)

• Работа с курьерами

• Бронирование билетов и отелей для сотрудников

• Ведение соцсетей и внутренних рассылок

• Образование

• Среднее специальное или высшее образование

• Профессиональные навыки

• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), Google Docs

• Владение офисной техникой (принтер, сканер, АТС и т.д.)

• Знание основ документооборота и деловой переписки (сами научим)

• Коммуникационные навыки

• Грамотная устная и письменная речь

• Вежливость, тактичность, умение общаться с разными людьми

• Умение решать организационные и конфликтные вопросы

• Организаторские способности

• Умение планировать своё время и расставлять приоритеты

• Внимательность к деталям

• Ответственность, самостоятельность, аккуратность

• Понимание корпоративной культуры и делового этикета

• Стрессоустойчивость

• Исполнительность

• Доброжелательность

• Инициативность

• Готовность к рутинной работе и многозадачности

• Полная занятость, стандартный график: пятидневка с 9:00 до 18:00

• Иногда возможны ненормированный рабочий день (редко)

• Оформление и гарантии

• Оформление по ТК РК

• Оплачиваемые отпуска и больничные

• Фиксированная окладная часть

• Дополнительные условия:

• Комфортный офис (вцентре города, в бизнес-центре)

• Корпоративная мобильная связь (если нужно)