Офис-менеджер

Описание

• Административная поддержка

  • Организация бесперебойной работы офиса.

  • Ведение делопроизводства, регистрация и хранение входящей/исходящей корреспонденции.

  • Подготовка служебных документов, писем, приказов, распоряжений.

• Координация работы офиса

  • Встреча и прием посетителей, организация переговоров, деловых встреч.

  • Ведение телефонных переговоров, распределение звонков.

  • Обеспечение сотрудников всем необходимым (канцелярия, техника, бытовые товары).

• Документооборот и отчетность

  • Контроль исполнения поручений руководителя.

  • Составление отчетов, ведение базы данных.

  • Организация архива документов.

• Взаимодействие с подрядчиками и внешними организациями

  • Заключение и сопровождение договоров с сервисными компаниями (уборка, курьеры, связь, интернет, доставка и др.).

  • Взаимодействие с государственными органами (по доверенности).

• Кадрово-организационная поддержка

  • Помощь в организации командировок (билеты, гостиницы).

  • Подготовка мероприятий для сотрудников (корпоративы, тренинги).

  • Участие в адаптации новых сотрудников (оформление рабочего места).

• Финансово-хозяйственные функции

  • Контроль хозяйственных расходов офиса.

  • Ведение кассовых документов (при необходимости).

  • Контроль за исправностью офисной техники.

• Образование и опыт:

• Среднее специальное или высшее образование (предпочтительно в области менеджмента, лингвистики, администрирования, экономики).

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года (желательно).

• Знания и навыки:

• Владение компьютером и офисными программами (MS Office, Excel, Outlook, Google Workspace).

• Навыки ведения документооборота и деловой переписки.

• Грамотная устная и письменная речь (русский язык обязательно, английский — преимущество).

• Организаторские способности, умение планировать и расставлять приоритеты.

• Навыки делового общения, умение вести переговоры.

• Личные качества:

• Ответственность, аккуратность, исполнительность.

• Коммуникабельность и доброжелательность.

• Стрессоустойчивость, многозадачность.

• Внимательность к деталям, умение работать с большим объемом информации.

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (с перерывом на обед).

• Ежегодный оплачиваемый отпуск — 20 рабочих дней.

• Бесплатная развозка сотрудников.

• Бесплатная столовая на территории офиса/предприятия.

• Дружный и молодой коллектив.

• Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым законодательством

• Стабильная заработная плата, выплачиваемая вовремя.