Офис-менеджер

Описание

Административные функции

• Организация работы офиса: приём звонков, встреча посетителей, ведение входящей/исходящей корреспонденции.

• Ведение делопроизводства и архива документов (договора, счета, накладные, доверенности и др.).

• Подготовка приказов, писем, служебных записок, протоколов совещаний.

• Контроль за состоянием офиса: снабжение канцелярией, хозяйственными товарами, кофе/водой. Поддержка руководства и сотрудников

• Планирование и организация встреч, совещаний, командировок (бронирование билетов, гостиниц).

• Согласование календаря руководителя, напоминания о важных сроках.

• Подготовка презентаций, отчётов и информационных материалов. Логистика и закупки

• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (в том числе зарубежными).

• Контроль заявок от сотрудников, заказ товаров и услуг.

• Подготовка сопроводительных документов для грузов (счета, инвойсы, упаковочные листы).

• Сопровождение ВЭД-операций: первичная проверка ТН ВЭД кодов, отслеживание доставки, взаимодействие с брокерами и транспортными компаниями. Финансово-учётная поддержка

• Сбор и систематизация документов для бухгалтера/финансового отдела.

• Контроль оплат и дебиторской задолженности по контрагентам (ведение таблиц, напоминание о сроках).

  Дополнительно для специфики Di ART

• Поддержка документооборота по тендерам и заявкам от промышленных предприятий.

• Переписка с иностранными партнёрами на английском языке (инвойсы, запросы, письма).

• Подготовка коммерческих предложений и прайс-листов.

• Высшее образование (предпочтительно: экономика, управление, делопроизводство).

• Дополнительные курсы по документообороту, офисным программам, логистике или бухгалтерии будут преимуществом.

Профессиональные навыки

• Уверенное владение ПК: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, работа с офисной техникой.

• Навыки ведения документооборота, деловой переписки (в том числе на английском языке).

• Базовое понимание бухгалтерских документов (счета, акты, накладные).

• Желательно знание основ ВЭД (товарные накладные, инвойсы, коды ТН ВЭД, логистика).

• Опыт работы с тендерной документацией и подготовкой коммерческих предложений будет плюсом.

Личностные качества

• Организованность и внимательность к деталям.

• Ответственность и исполнительность.

• Коммуникабельность, умение вести переговоры и переписку.

• Умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.

• Готовность к обучению и развитию.

Опыт работы

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора, помощника руководителя или секретаря от 1 года (желательно в сфере В2B или дистрибуции).

• Опыт взаимодействия с зарубежными партнёрами будет преимуществом.

Языки

• Русский язык — свободное владение (устно и письменно).

• Английский язык — уровень не ниже Intermediate (для деловой переписки и работы с документами).

• Знание казахского языка приветствуется.

Условия:

• Формат занятости: полная занятость, пятидневная рабочая неделя (понедельник–пятница).

• График работы: 08:00 – 17:00, перерыв на обед 1 час.

• Место работы: офис ТОО «Di ART» (г. Усть-Каменогорск).

• Оплата труда: конкурентная заработная плата (обсуждается на собеседовании, зависит от опыта и квалификации).

• Испытательный срок: 3 месяца.

• Социальный пакет: оформление по ТК РК, оплачиваемый отпуск и больничный.

• Перспективы: возможность карьерного роста и обучения

• Атмосфера: дружная команда, поддержка со стороны руководства, развитие в компании, которая работает с международными партнёрами.