Главный менеджер Канцелярии

Описание

• Обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
• Организация и контроль документооборота в Обществе;
• Ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
• Координация работы со сторонними организациями по вопросам, связанным с документооборотом и канцелярией;
• Организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
• Контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
• Организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
• Обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
• Контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
• Координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
• Обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
• Ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
• Участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
• Проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
• Подготовка отчетов о работе Канцелярии и представление их руководству Общества;
• Организует и контролирует работу архива;
• Участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
• Соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
• Знание порядка работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования (ДСП);
• Умение подготовки и разработки внутренних актов:
  Навыки разработки и оформления внутренних актов.
  Опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями.

• Ведение и оформление протоколов аппаратных совещаний Общества.

• Основное образование:

  Высшее образование по специальностям: "Документоведение", "Юриспруденция", "Управление персоналом" или аналогичным направлениям;

• Знание законодательства РК

  1. Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;

  2. Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;

  3. Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;

  - Законодательные, нормативные

  правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;

  - Владение современными программами для ведения электронного документооборота;

  - Основные положения системы

  делопроизводства;

  - Структуру Общества и ее подразделений;

  4. Трудовое законодательство, порядок

  внутреннего трудового распорядка, по

  безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности;

• Владение компьютером:

  - Уверенный пользователь информационных систем

  MS Office (Excel, Word, PowerPoint,

  Outlook, Access);

  - Работа с Интернетом

  (Opera, Internet Explorer;

  Mozilla Firefox) и электронной почтой

  (Outlook Express);

  - Работа с системами электронного документооборота;

• Опыт работы /обязательный:

  Опыт работы в Канцелярии, в Управлении документооборотом не менее 3 лет.

• График работы с 09.00 до 18.00 выходные дни – суббота, воскресенье;

• Длительность испытательного срока 3 месяца.