Делопроизводитель-секретарь

Описание

Обязанности:

работа в системе электронного документооборота Documentolog

осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора Клиники.

принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

принимать документы и личные заявления на подпись директору Клиники.

подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя Отдела и директора Клиники.

следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

организовать проведение телефонных переговоров директора, осуществлять запись в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу), телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

по поручению директора составлять письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем.

выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протокола заседаний и совещаний.

осуществлять контроль за исполнением работниками Клиники изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.

обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

ведет делопроизводство и осуществляет прием документов в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

ведет прием граждан директором, ведет журнал приема, а также составляет график приема граждан.

подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив Клиники.

Требования:

Уверенные навыки работы в системе электронного документооборота Documentolog: создание, согласование, подписание и отслеживание документов;

техническое и профессиональное, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное) образование по соответствующей специальности (квалификации) и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Пятидневная рабочая неделя с общей продолжительностью рабочего времени 40 часов в неделю;
премии к праздникам;
дружный коллектив;
своевременная оплата труда;
оформление по трудовому кодексу РК.