Legal Secretary

Описание

Good

Ведение делопроизводства
1.Получение, просмотр, сортировка и распределение всей входящей корреспонденции (а также ее регистрация, если необходимо).
2.Оформление в печатном виде надиктованных юристом на аудио-пленку или застенографированных им материалов.
3.Оформление в печатном виде документов (а также внесение в них изменений), сохранение документов в системе.
4.Сохранение всех рабочих версий каждого документа (на русском и английском языках).
5.Оформление всех рабочих документов в печатном виде и их форматирование. Орфографическая и грамматическая проверка всех документов.
6.Подготовка (по требованию юристов) сопроводительных писем, факсов, электронных сообщений и копий, отправка корреспонденции заказной почтой и курьером. Проверка контактных данных на бланках сопроводительных писем, в счетах-фактурах и квитанциях. Вся отправляемая клиентам информация не должна содержать никаких ошибок.
7.В случае отсутствия в офисе юриста, секретарь отвечает за просмотр входящей почты. В соответствии с распоряжениями юристов секретарь осуществляет переадресовку почты, подготовку ответов, отправку электронных сообщений и другой корреспонденции.
8.В случае отправления документов факсом, секретарь обязан убедиться в успешной передаче документа.

Административные обязанности
Организация встреч, деловых обедов и ужинов (по поручению юриста).
1.Бронирование конференц-зала для встреч с клиентами (юристами).
2.Сообщение руководству о расписании юриста на день (встречи за пределами офиса, командировки и местонахождение юриста в любое время).
3.Согласование с офис менеджером командировочных планов юриста (бронирование билетов, гостиниц, получение виз, вакцинация и т.д.).
4.Заказ транспортных средств по распоряжению юриста (в соответствии с порядком заказа машин).
5.По распоряжению юриста, оказание содействие юристам, не говорящим по-русски, в повседневных профессиональных и личных вопросах (заказ машин, в том числе для личных поездок, помощь в организации досуга, в том числе заказ мест в ресторане и бронирование билетов в театр и т.п., переводческие услуги).
6.По распоряжению юриста, осуществление записи и учета рабочего времени в системе учета времени Carpe Diem, проверка записи отработанного времени, согласование с бухгалтерией внесенных юристом изменений.