АТҚАРУШЫ ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТТІҢ АССИСТЕНТІ

Описание

Жалпы ережелер

1. Атқарушы Вице-президенттің ассистенті (бұдан әрі – Ассистент) Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына, Жұмыс берушінің Жарғысына және ішкі құжаттарына сәйкес тағайындалады.

2.  Ассистенттің Қазақстан Республикасының Конституциясы, «Назарбаев Университеті», «Назарбаев Зияткерлік мектептері», «Назарбаев Қоры» мәртебесі туралы» Қазақстан Республикасының Заңы, атқаратын лауазымы бойынша тиісті саладағы Қазақстан Республикасының заңнамалық және өзге де нормативтік құқықтық актілері бойынша қажетті білімі болуға тиіс.

3. Ассистент өз жұмысында Қазақстан Республикасының заңнамасын, Жұмыс берушінің Жарғысын және ішкі құжаттарын, басшылық шешімдерін, Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік департаменті (бұдан әрі – Бөлімше) туралы ережені және осы лауазымдық нұсқаулықты басшылыққа алады.

4. Ассистент тікелей Атқарушы Вице-президентке (бұдан әрі – АВП) бағынады.    

Еңбек міндеттері мен жауапкершілігі

1. АВП қызметін ұйымдастырушылық қолдауды қамтамасыз ету үшін жауапкершілік (жұмыс кестесін жүргізу, кеңестер мен отырыстарды ұйымдастыру, еңбек процесін жоспарлау мен бөлу және т. б.);
2. кіріс телефон қоңырауларын қабылдау және қайта бөлу;
3. жұмыстарды орындаудың басымдылығы мен кезектілігін айқындау және жұмыс уақытын тиімді бөлу;
4. Университет архивіне сақтауға беруге дейін АВП құжаттарының есепке алынуын және қорғалуын, жай-күйін және сақталуын бақылау;
5. АВП істерінің номенклатурасына сәйкес істерді архивке сақтауға беру;
6. АВП істер номенклатурасының жобасын жыл сайын әзірлеу;
7. АВП құжат айналымының электрондық жүйелерін бақылау және жүргізу, АВП құжаттамасының қаралуын қамтамасыз ету; 
8. АВП-ға қол қою немесе шешім қабылдау үшін ұсынылатын құжаттаманы (электрондық және қағаз нысандағы), оның тиісінше ресімделуі және мазмұнының Университеттің ішкі нормативтік құжаттары мен ережелеріне сәйкестігі мәніне тексеру;
9. АВП-ның қызметтік іссапарын жоспарлау және ұйымдастыру;
10. АВП төрағалығындағы комитеттер мен жұмыс топтарының отырыстарын дайындау;
11. АВП-ның тапсырмасы бойынша қызметтік жазбаларды, шығыс хаттарды, шешімдерді және басқа да құжаттарды жасау;
12. Мектептер мен жеке мекемелерді қоса алғанда, АВП және Университеттің құрылымдық бөлімшелері арасында қарым-қатынастарды құру;
13. сұрау салу бойынша барлық қажетті ақпаратты жинау және АВП-ны олармен қамтамасыз ету.
14. мемлекеттік органдардан келіп түсетін құжаттарды ағылшын тіліне аудару;
15. ағылшын тілінен ауызша және жазбаша аудармаларды жүзеге асыруға;
16. кездесулерде, басқа да іс-шараларда АВП-мен еріп жүру;
17. АВП-ның тапсырмасы бойынша әртүрлі бизнес-процестер бойынша жұмыс топтарын құру, қажет болған кезде жұмыс топтарына қатысу;
18. қажет болған кезде АВП қатысатын отырыстың, кеңестердің хаттамасын жүргізу, қатысушылардың тізімін, күн тәртібін, келу парақтарын және қорытынды құжаттардың жобаларын дайындау;
19. жергілікті және шетелдік әріптестер үшін кездесулер мен іс-шаралар бағдарламасын ұйымдастыру;
20. АВП-ның тапсырмасы бойынша құрылымдық бөлімшелердің жұмыскерлерімен жекелеген мәселелерді келісу, оларға АВП-ның нұсқаулары мен өкімдерін жеткізу;
21. тұрақты түрде біліктілікті арттыру;
22. АВП-ның тапсырмалары мен міндеттерін тиісінше орындау;
23. АВП-ның тапсырмасы бойынша АВП-ның құзыретіне кіретін мәселелер бойынша мемлекеттік органдармен өзара әрекеттесу;
24. АВП-ға қажетті материалдар мен ақпаратты жинауды, талдамалық ақпаратты дайындауды жүзеге асыру;
25. жетекшілік ететін бағыт аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару және мониторингтеу процестеріне қатысады;
26. тікелей басшысының және Университет басшылығының тапсырмаларын уақтылы және тиісінше орындайды;
27. Қазақстан Республикасы заңнамасының және Университеттің ішкі құжаттарының талаптарын сақтайды;
28. еңбек және қызметтік тәртіптің сақталуына жауап береді;
29. заңнамаға, Жұмыс берушінің Жарғысына және ішкі құжаттарына сәйкес ресми құжаттардың тұтастығын қамтамасыз ету, сондай-ақ құпия және іскерлік ақпараттың, сондай-ақ қолжетімділігі шектеулі ақпараттың жария етілуін немесе таратылуын болдырмау үшін жауапты болады;  
30. жұмыстан босатылған жағдайда барлық қағаз құжаттамасын, цифрлық ақпаратты, мүкәммалды тікелей басшысының нұсқауы бойынша (қабылдау-беру актісі бойынша) басқа жұмыскерге уақтылы беру үшін жауапты болады.

Лауазым талаптары

Білім:

Жоғары кәсіптік, ағылшын тілінде оқытатын жоғары оқу орындарындағы кәсіптік білімі болғаны дұрыс.

Мамандықтардың басым бағыттары:

- әкімшілік немесе онымен байланысты сала;

- қаржы;

- мемлекеттік саясат

Жұмыс тәжірибесі:

Білім беру ұйымдарында және/немесе халықаралық командаларда кемінде 3 жыл кәсіби тәжірибесі болғаны дұрыс

Білімі:

-  Жазбаша және ауызша сөйлеу дағдылары;

- презентация дағдылары;

- келіссөздер жүргізу дағдылары;

-  MS Office, Excel, PowerPoint бағдарламаларын білу;

- ағылшын, қазақ, орыс тілдері және оларды еркін меңгеру

Дағдылары:

• Ақпарат пен материалдарды талдау және жүйелеу қабілеті;
• қысқа мерзімдер болғанда тиімді жұмыс істей білу;
• жеке, сондай-ақ командада жұмыс істей білу;
• жобаларды таныстыру дағдылары;
• тиімді тайм-менеджмент және жоспарлау қабілеті;

Басқа да талаптары:

- Университеттің мақсаттары мен құндылықтарына бейілділік;

- сыни ойлау;

- тиімді қарым-қатынастар құру;

- тіл табыса білу;

- командада жұмыс істеу;

- жауапкершілік;

- дамыған көшбасшылық қабілеті.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values