Ассистент Исполнительного Вице-президента

Описание

Общие положения

1. Ассистент Исполнительного Вице-президента (далее – Ассистент), назначается в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан, Уставом и внутренними документами Работодателя.

2.  Ассистент должен обладать необходимыми знаниями Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в соответствующей занимаемой должности области.

3. В своей работе Ассистент руководствуется законодательством Республики Казахстан, Уставом и внутренними документами Работодателя, решениями руководства, Положением о Департаменте бухгалтерского учета и финансовой отчетности (далее – Подразделение) и настоящей должностной инструкцией.

4. Ассистент непосредственно подчиняется Исполнительному Вице-президенту (далее – ИВП).    

Трудовые обязанности и ответственность

1. ответственность за обеспечение организационной поддержки деятельности ИВП (ведение рабочего графика, организация совещаний и заседаний, планирование и распределение трудового процесса и прочее);
2. прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
3. определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
4. контроль над учетом и хранением, состоянием и сохранностью документов ИВП до передачи их на хранение в архив Университета;
5. передача дел согласно номенклатуре дел ИВП на хранение в архив;
6. ежегодная разработка проекта номенклатуры дел ИВП;
7. контроль и ведение электронных систем документооборота ИВП, обеспечение рассмотрения документации ИВП; 
8. проверка документации (электронной и в бумажной форме), предоставляемой на подпись или для принятия решения ИВП, на предмет ее надлежащего оформления и соответствия ее содержания внутренним нормативным документам и положениям Университета;
9. планирование и организация служебного командирования ИВП;
10. Подготовка заседании комитетов и рабочих групп под председательством ИВП;
11. составление служебных записок, исходящих писем, решений и других документов по поручению ИВП;
12. выстраивание коммуникаций между ИВП и структурными подразделениями Университета, включая Школы и частные учреждения;
13. сбор и обеспечение ИВП всей необходимой информацией по запросу.
14. перевод документов на английский язык, поступающих с государственных органов;
15. осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
16. сопровождение ИВП на встречи, иные мероприятия;
17. по поручению ИВП создание рабочих групп по различным бизнес-процессам, участие в рабочих группах при необходимости;
18. ведение протокола заседания, совещаний с участием ИВП при необходимости, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
19. организация встречи и программы мероприятий для местных и иностранных партнеров;
20. по поручению ИВП согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения ИВП;
21. регулярное повышение квалификации;
22. исполнение должным образом поручений и заданий ИВП;
23. по поручению ИВП взаимодействие с государственными органами по вопросам, входящим в компетенцию ИВП;
24. осуществлять сбор материалов и информации, необходимых ИВП, подготовка аналитической информации;
25. участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления;
26. своевременно и надлежащим образом выполняет задания непосредственного руководителя и руководства Университета;
27. соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;
28. отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;
29. несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и деловой информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;  
30. в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).

Требования должности

- навыки презентации;

- навыки ведения переговоров

• знание программ MS Office, Excel, PowerPoint;

свободное владение английским, казахским и русским языками

Навыки:

• Умение анализировать и систематизировать информацию и материалы;
• способность эффективно функционировать при наличии сжатых сроков;
• умение работать как индивидуально, так и в команде;
• навыки презентации проектов;
• способность эффективного тайм менеджмента и планирования

Другие требования:

- Приверженность целям и ценностям Университета;

- критическое мышление;

- построение эффективных отношений;

- коммуникабельность;

- работа в команде;

- ответственность;

- развитые лидерские качества

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values