Офис-менеджер

Описание

Откликаться только кандидатам с хорошим уровнем английского языка!

Обязанности:

1. Оптимальная организация рабочего дня руководителей: составление и планирование графика работы руководителей, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания; фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
2. Прием и регистрация всей корреспонденции и распределение их по подразделениям Компании; подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
3. Ведение протоколов рабочих совещаний, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий;
4.Составление деловых писем, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
5.При необходимости редактирование писем и документов, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
6. Предоставление информации об итогах встреч; подготовка справочных материалов для руководителя;
7.Организация командировок; выбор оптимальных маршрутов, бронирование проездных билетов, гостиниц, оформление виз (при необходимости), организация деловых встреч и т.д.
8. Постановка задач водителям, специалистам по закупу и иным работникам в разрезе поручений руководителя;
9. Контроль обеспеченности офиса канцелярскими товарами; жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной;
10. Прием телефонных звонков и распределение их по работникам Компании;

11. Управление информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
12. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их выполнения;
13. Контроль своевременного рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя
14. Полное жизнеобеспечение офиса

Требования:

• законченное высшее образование;
• опыт работы на аналогичной позиции не менее 1-го года;
• знание английского языка на высоком разговорном уровне ;
• грамотная письменная и устная речь;
• знание методологии делопроизводства;
• ориентация на результат;
• аналитические навыки и опыт представления результатов работы в цифрах;

• знание делового этикета, правил делового общения и ведения телефонных переговоров,

• строгое соблюдение корпоративного стиля

• Личные качества: высокая ответственность, коммуникабельность и стрессоустойчивость, мобильность, доброжелательность, аккуратность, тактичность, активная жизненная позиция, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности;

• ежегодный трудовой отпуск-26 дней
• дополнительная медицинская страховка
• годовая премия
• бонусы по итогам работы
• обучение за счет работодателя