Руководитель Группы по управлению документами и архивами

Описание

Freedom Telecom - современная телекоммуникационная компания, развивающая на рынке Республики Казахстан широкополосный доступ к сети интернет в каждый дом и открытый доступ Wi-Fi в крупных городах.
Мы работаем в тесном сотрудничестве с мировыми производителями оборудования - программного обеспечения.

Чем предстоит заниматься:
1. Организация документооборота:

• Обеспечение эффективной системы приема, регистрации, обработки, хранения и передачи входящей и исходящей корреспонденции;
• Контроль за соблюдением правил делопроизводства, стандартов оформления и хранения документов;
• Контроль исполнительской дисциплины.

2. Контроль за ведением делопроизводства:

• Проверка правильности оформления документов, соответствия внутренним регламентам;
• Обеспечение своевременной подготовки и передачи документов в архив или другим подразделениям.

3. Управление персоналом Группы:

• Руководство работой сотрудников Группы;
• Распределение задач, организация рабочего процесса и контроль исполнения.

4. Архивное дело:

• Организация хранения документов согласно установленным срокам хранения;
• Обеспечение передачи дел в архив, контроль за составлением и ведением номенклатуры дел.

5. Работа с конфиденциальными и служебными документами:

• Контроль за соблюдением режима конфиденциальности информации;
• Организация учета и хранения документов для служебного пользования.

6. Регистрация и учет договоров:

• Ведение реестра договоров компании: регистрация, систематизация, контроль сроков;
• Организация хранения оригиналов договоров и контроль доступа к ним;
• Обеспечение своевременной передачи договоров заинтересованным подразделениям;
• Сопровождение договоров в рамках документооборота, контроль комплектности и оформления документов.

7. Взаимодействие с другими подразделениями:

• Обеспечение информационного взаимодействия между подразделениями в компании;
• Подготовка справочной информации по вопросам документооборота.

8. Разработка и внедрение нормативных документов:

• Участие в разработке и актуализации инструкций по делопроизводству, регламентов, методических материалов;
• Обучение сотрудников компании правилам оформления и обработки документов.

9. Исполнение поручений руководства:

• Оперативное выполнение задач, поставленных руководством, в рамках деятельности Группы.

10. Администрирование системы электронного документооборота (СЭД):

• Обеспечение бесперебойной работы СЭД: администрирование системы, управление правами доступа;
• Контроль за регистрацией, маршрутизацией, хранением и поиском электронных документов;
• Обучение и консультирование пользователей, взаимодействие с IT-специалистами и поставщиками СЭД.
• Разработка ТЗ для новых модулей в СЭД.

11. Учет и сопровождение услуг письменного перевода:

• Ведение учета оказанных сторонними организациями услуг письменного перевода документов;
• Контроль за оформлением заявок, сроками и качеством выполнения переводов;
• Взаимодействие с подрядчиками по вопросам оказания переводческих услуг, учет объёмов и стоимости работ;
• Формирование заявок на оплату за оказанные услуги письменного перевода.

12. Консультирование по вопросам формирования проектов внутренних нормативных документов (ВНД):

• Консультирование подразделений по подготовке проектов ВНД компании;
• Обеспечение учета и систематизации ВНД;
• Организация размещения утвержденных ВНД для общего доступа сотрудников.

Знания, навыки, важные для этой позиции:

• Законодательных актов Республики Казахстан, касающиеся правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;
• Основных условий заключения договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
• Знание и опыт работы с BPM-системой электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Documentolog Platform.

Условия:

• График 5/2, с 9:00 до 18:00;
• Комфортный офис с кухней и парковкой;
• Свободный дресс-код;
• Привилегии от экосистемы Freedom Holding;
• Экстра days off, помимо отпускных и больничных;
• Материальная помощь по памятным событиям;
• Самые инновационные, амбициозные проекты и задачи;
• Карьерный рост в команде дружных профессионалов;