Старший менеджер Департамента документационного обеспечения

Описание

1) разрабатывает и актуализирует внутренние нормативные документы (правила, процедуры, руководства и пр.), регламентирующие деятельность Университета в области документирования, управления документацией, осуществляет их согласование в установленном порядке;

2) администрирует Репозиторий внутренних нормативных документов Университета;

3) ведет и актуализирует Перечень внутренних нормативных документов Университета;

4) ведет учет внутренних нормативных документов Университета, поставленных на утрату;

5) формирует и исполняет план информационной работы в отношении к Системе внутренних нормативных документов и обеспечивает обучение, связанное с Системой внутренних нормативных документов;

6) координирует работу по текущим вопросам функционирования и по улучшению и обновлению функции Репозитория внутренних нормативных документов Университета;

7) администрирует процесс согласования и утверждения внутренних нормативных документов в системе электронного документооборота;

8) ведет работу с Табелем форм документов Университета;

9) координирует работу с разработчиками (Информационные службы) системы электронного документооборота по текущим вопросам функционирования системы;

10) принимает участие в мониторинге организации документирования и ведения делопроизводства в структурных подразделениях/организациях Университета;

11) готовит проекты решений руководства Университета и прочих документов по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

12) оказывает методическую помощь структурным подразделениям, организациям Университета по ведению делопроизводства;

13) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления и мониторинга рисков в рамках курируемого направления Подразделения;

14) по поручению Непосредственного руководителя исполняет обязанности (замещает) работников Подразделения в период их временного отсутствия (сроком до одного месяца).

15) своевременно и надлежащим образом выполняет задания Непосредственного руководителя и руководства Университета;

16) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;

17) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;

18) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и служебной информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;

19) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).

Образование

Не ниже степени бакалавра/специалиста

Опыт работы

Минимум пять лет либо минимум три года со степенью магистра в соответствующей области

Знания

- знание законодательства в области управления документацией и делопроизводства;

- знание принципов работы систем электронного документооборота;

- знание принципов работы с внутренними нормативными документами;

- знание  программ Microsoft Оffice, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio;

- свободное владение английским, русским и казахским языками

Навыки

- навыки подготовки докладов, аналитических записок;

- организационные навыки;

- навыки управления изменениями и проектами;

- навыки подготовки и проведения презентаций;

- влияние на разработку внутренних политик и правил (уточняет нормы политик и правил в одной сфере деятельности или функциональном направлении);

- навыки решения проблем (профессиональное суждение);

- аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил)

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values