Менеджер Департамента документационного обеспечения (замещение на время декретного отпуска)

Описание

1) осуществляет регистрацию, учет, выдачу и хранение решений руководства Университета по основной деятельности, контролирует исполнение поручений, данных в решениях;

2) ведет перечень решений руководства Университета по основной деятельности;

3) ведет учет   решений руководства Университета по основной деятельности, утративших свою силу;

4) осуществляет контроль над исполнением решений руководства Университета по основной деятельности и готовит анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по решениям руководства по основной деятельности, информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения, готовит информацию руководству Университета об исполнительской дисциплине;

5) ведет табель типовых форм решений Университета, осуществляет мониторинг и контролирует актуальность типовых форм решений Университета, организовывает работу по актуализации старых и разрабатывает новые типовые формы решений для Школ Университета;

6) ведет табель учета рабочего времени работников Подразделения;

7) создает учетные записи во внешних сервисах электронного документооборота, которые использует Университет и контролирует процесс выгрузки пакетов электронных документов структурными подразделениями и Школами;

8) осуществляет прием, проверку и организацию хранения документов органов Университета (Управляющий совет, Академический совет и Научный совет)

9) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота, осуществляет связь с администраторами и разработчиками СЭД по вопросам, входящим в его компетенцию;

10) принимает участие в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота;

12) готовит документы по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

13) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления;

14) исполняет обязанности (замещает) работников Подразделения в период их временного отсутствия (сроком до одного месяца).

15) своевременно и надлежащим образом выполняет задания Непосредственного руководителя и руководства Университета;

16) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;

17) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;

18) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и служебной информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;

19) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).

Образование:

Не ниже степени бакалавра/специалиста

Опыт работы:

Минимум три года либо минимум один год со степенью магистра в соответствующей области

Знания:

- знание законодательства Республики Казахстан в сфере документооборота;

- знание работы с электронным документооборотом;

- знание программ Microsoft Office, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio;

- свободное владение английским, русским и казахским языками

Навыки:

- навыки управления изменениями и проектами;

- навыки подготовки и проведения презентаций;

- аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил);

- составлять прогноз на базе имеющихся данных;

-  навыки подготовки докладов, аналитических записок;

 - организационные навыки;

- навыки решения проблем (рутинные проблемы);

- влияние на разработку внутренних политик и правил (разъясняет политики и правила и дает рекомендации по их улучшению)

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values