Архивариус Канцелярии

Описание

• осуществляет работу по организации и ведению архивного дела в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, Положением о ведомственном архиве;
• проверяет правильность оформления и формирования документов в дела в структурных подразделениях;
• принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы/дела, законченные делопроизводством;
• осуществляет выдачу документов и дел во временное пользование структурным подразделениям на основании поступающих запросов;
• организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив Общества;
• участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• ежегодно разрабатывает и утверждает План работы архива Общества;
• составляет график приема передачи документов в архив Общества и осуществляет контроль за своевременной сдачей документов в архив;
• подготавливает сводные описи единиц постоянного, временного сроков хранения, а также дел по личному составу;
• подготавливает акты для передачи документов на государственное хранение и уничтожение документов и дел, сроки хранения которых истекли;
• выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии;
• составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• подготавливает данные для составления отчетности о работе архива Общества;
• принимает участие в разработке внутренних нормативных документов, касающихся архивного делопроизводства;
• организует работу Центральной экспертной комиссии Общества;
• проводит инвентаризацию хранимых в архиве документов;
• создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним;
• разрабатывает и поддерживает в актуальном виде номенклатуру дел;
• консультирует работников структурных подразделений/филиала по вопросам по формированию документов в дела, разработке номенклатуры дел и другое;
• разрабатывает инструкции, методические рекомендации по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
• следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• контролирует соблюдение порядка противопожарной защиты в помещении архива;
• оказывает содействие в работе Канцелярии в соответствии с Положением о Канцелярии;
• принимает необходимые меры по обеспечению и соблюдению требований информационной безопасности;
• выполняет поручения заведующего Канцелярией.
• обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
• организация и контроль документооборота в Обществе;
• ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
• организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
• контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
• организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
• обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
• контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
• координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
• обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
• ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
• участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
• проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
• подготовка отчетов о работе и представление их руководству Общества;
• организует и контролирует работу архива;
• Участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
• соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
• навыки разработки и оформления внутренних актов;
• опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями.

• основное образование:

  - высшее образование по специальностям: Документоведение, Архивоведение, и аналогичным направлениям;

• опыт работы /обязательный:

  Архивариусом, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;

• владение компьютером:

  - уверенный пользователь информационных систем

  MS Office (Excel, Word, PowerPoint,

  Outlook, Access);

  - работа с Интернетом

  (Opera, Internet Explorer;

  Mozilla Firefox) и электронной почтой

  (Outlook Express);

  - работа с системами электронного документооборота;

• Знание законодательства РК:

  - Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;

  - Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;

  - Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;

  - Законодательные, нормативные

  правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;

  - Владение современными программами для ведения электронного документооборота;

  - Основные положения системы

  делопроизводства;

  - Структуру Общества и ее подразделений;

  - Трудовое законодательство, порядок

  внутреннего трудового распорядка, по

  безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.

• график работы с 09:00 до 18:00, выходные дни суббота, воскресенье;
• длительность испытательного срока 3 месяца.