Главный специалист управления транспортно-сервисного обеспечения (канцелярия) (временная вакансия)

Описание

Должностные обязанности:

1. Прием и первичная обработка входящих документов; 2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые 3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем; 4. Регистрация входящих документов 5. Организация доставки документов исполнителям; 6. Ведение базы данных документов организации; 7. Ведение информационно-справочной работы; 8. Обработка и отправка исходящих документов; 9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; 10. Контроль исполнения документов в организации; 11. Разработка номенклатуры дел организации 12. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; 13. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения; 14. Формирование дел; 15. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела; 16. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; 17. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов; 18. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения; 19. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения; 20. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения; 21. Передача дел в архив. 22. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив; 23. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности; 24. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы; 25. Составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива; 26.Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); 27. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации; 28.Сокращение объема документооборота. 29.создание моделей документооборота; 30.составление маршрутных карт, способом позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, для оптимизации процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения; 31.разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов.

Образование:

Высшее образование. Профиль: Гуманитарные науки, Социальные науки, Журналистика и информация, Право, Бизнес и управление, Информационно коммуникационные технологии

Навыки:

Уметь аналитически мыслить; Организовать работу на закрепленном участке; Анализировать проблемы, уметь искать пути их разрешения; Грамотно планировать; Уделять достаточно внимания мелким нюансам и важным деталям; Правильно расставлять приоритеты; Уметь работать с большим количеством документов; Уметь выделять первостепенные задачи; Обладать навыками работы с контролирующими органами; Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики; Систематизировать документы внутри дела; Обеспечивать сохранность и защиту документов организации; Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами; Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения; Оформлять документы экспертной комиссии; Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов; Производить хронологически-структурную систематизацию дел; Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения; Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами; Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами. Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические и нормативно- технические материалы по ведению архивного дела в организации; Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;Систему делопроизводства;Организацию архивного дела, документообразование;

Дополнительно:

Желательные: - Наличие профессиональной сертификации в области управления документирования, архивирования (например, сертификатов по профилю деятельности)

Знания языков:

Свободное владение казахским (С1), русским(С1), желательно английским(В1).

Подробнее о вакансии