Ассистент директора

Описание

• Ассистент Директора:

  Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Составляет и отправляет ежемесячные/квартальные, годовой отчеты по ТОО для ШК
• Обеспечивает хранение и систематизацию документации в надлежащем виде.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы отправителям/авторам писем. Ведет календарь встреч руководителя.
• Выполняет работу по подготовке заседаний, совещаний, семинаров и др. проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) собраний, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, поддерживающие эффективную работу руководителя.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
• Организует деловые поездки руководства.
• Оформляет авансовые и командировочные документы руководителя.
• Своевременное предупреждение руководителя о предстоящем дне рождения сотрудника (за 1 сутки).

• Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

• Составлять и согласовывать с руководством сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
• Оформлять необходимые документы на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
• Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях офиса.
• Осуществлять контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
• Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
• Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Помощь в организации заказа авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта (при обращении сотрудников и/или ответственного за это сотрудника).
• Организация делопроизводства офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. Прием и переадресация входящих телефонных звонков. По предварительному запросу руководителя выяснение по какому вопросу поступивший в ее/его адрес звонок, информирование об этом руководителя и либо перевод звонка, либо передача информации от руководителя звонящему. При получении некоторых телефонных звонков, отвечать самостоятельно, по тексту, согласованному с руководителем соответствующего отдела. Предоставление по телефону краткой информации по запросам о деятельности компании, и предоставляемых ею услугах. Прием поступающей корреспонденции и адресное оповещение работников о поступившей корреспонденции, распределение корреспонденции по адресатам. Ведение и контроль реестра исходящей/входящей корреспонденции, ведение папок (электронных, физических) исходящей/входящей корреспонденции. Оформление, отправление и отслеживание исходящей корреспонденции курьерскими службами.
• Организация эффективного и культурного обслуживания посетителей, обеспечивание и создание для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
• Подготовка материально-технической базы для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
• Ведение учета посетителей.
• Принятие мер к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
• Прием и оформление пропусков для гостей и посетителей, с соблюдением правил нахождения гостей и посетителей в офисе;
• Поиск информации в справочных источниках по запросам работников;
• Контроль, ведение, связь с поставщиком мобильной связи, работа в системе мобильного оператора по запросу от сотрудников (с предварительным согласованием с финансовым директором)
• Обновление списка мобильных и офисных телефонов, расположенного на сетевом диске;
• Подготовка офиса к закрытию (отключение освещения и оргтехники, пр.).

Требования:

• высшее образование, стаж не менее 5 лет, знания английского языка на уровне С1

​​​​​​