Специалист по записям обучающихся, Офис регистратора

Описание

Специалист выполняет следующие трудовые обязанности:

1. несет ответственность за строгое соблюдение институциональной политики и правовых норм для защиты конфиденциальной информации о студентах, обрабатываемой в рамках полномочий Подразделения;
2. активно участвует в разработке и внедрении в регулярный обзор методологии, правил, политики и процедур для установления требований, обеспечивающих аккуратное и понятное хранение файлов учащихся.;
3. предоставляет экспертные знания, анализ бизнес-процессов, управление изменениями и другие возможности для улучшения качества хранения файлов студентов в подразделении;
4. активно участвует в процессе присуждения степени, подготавливая аттестаты о среднем образовании для выпуска.;
5. отвечает за надлежащее информирование сотрудников Университета о методологии, правилах, политике и процедурах, связанных с хранением записей и файлов учащихся, путем проведения учебных занятий, семинаров-практикумов, раздаточных материалов и т.д.;
6. создает, редактирует и обновляет ежегодный номенклатуру дел Подразделения;
7. оказывает административную поддержку в приеме дел учащихся из Школ и других подразделений в соответствии с внутренними документами Работодателя;
8. оказывает административную поддержку при подаче документов Подразделения в архив университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
9. оказывает административную поддержку при передаче файлов студентов в архив Университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
10. отвечает за регистрацию решений об изменении академического статуса и информирование других подразделений о регистрации этих решений;
11. вместе со Старшим менеджером активно участвует в разработке, внедрении и сопровождении студенческой информационной системы в рамках курируемого направления;
12. активно участвует в разработке и реализации бюджета на соответствующий финансовый год и рубежный период в рамках курируемого направления;
13. обеспечивает регулярное обновление руководств по процедурам в рамках курируемого направления;
14. активно участвует в процессе идентификации, оценки, управления и мониторинга рисков в рамках курируемого направления;
15. активно участвует в передаче опыта другим университетам;
16. своевременно и надлежащим образом выполняет задания непосредственного руководителя и руководства Университета;
17. несет ответственность за строгое соблюдение институциональной политики и правовых норм для защиты конфиденциальной информации о студентах, обрабатываемой в рамках полномочий Подразделения;
18. по мере необходимости, работа в других областях Подразделения;
19. соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;
20. отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;
21. несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и деловой информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;  
22. в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).

Образование:

• высшее профессиональное, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке
• минимальная требуемая степень - Бакалавр/Специалист

Опыт работы:

• при степени бакалавра, либо специалиста стаж работы по специальности не менее 1 года в областях, соответствующих функциональным направлениям конкретной должности в международных и/или национальных компаниях;
• при степени магистра в соответствующей области стаж работы не требуется.
• опыт работы в высших учебных заведениях, организация работы по личным делам студентов является преимуществом;
• опыт работы по ведению документации;
• опыт работы по управлению архивом;
• опыт работы по ведению аудита документов

Знания:

• знание законодательства Республики Казахстан в сфере образования;
• навыки взаимодействия с другими подразделениями и со студентами;
• свободное владением английским, казахским, русским языками;

Навыки:

• тайм-менеджмент;
• навыки эффективной коммуникации;
• навыки управления информацией;
• умение работать в команде и самостоятельно;
• способность эффективно работать в сжатые сроки;
• навыки аналитического мышления;
• организаторские способности;
• внимание к деталям;
• навыки решения проблем
• навыки управления конфликтами;
• планирование и сопровождение проектов;
• лидерство;
• креативность;
• обслуживание клиентов;
• ответственность

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values