Помощник-референт (Executive Assistant)

Описание

Мы ищем надежного и организованного специалиста, который станет помощником для руководства, будет поддерживать внутренние коммуникации и оказывать административную поддержку HR-функции.

Обязанности

1. Поддержка руководителей (Executive Assistant):

• Административное сопровождение трех руководителей: ведение календарей, планирование и координация встреч, звонков, поездок;
• Приоритизация задач, контроль дедлайнов, структурирование текущих поручений;
• Фильтрация и обработка входящих запросов (email, звонки, мессенджеры);
• Подготовка презентаций, отчетов и других материалов по запросу;
• Коммуникация с внешними и внутренними стейкхолдерами от имени руководства;
• Работа с конфиденциальной информацией и документами (контракты, отчеты, протоколы);
• Организация командировок: взаимодействие с административным отделом по бронированиям, оформление виз, составление подробного маршрута (travel itinerary);
• Работа с общим корпоративным почтовым ящиком: отслеживание входящих писем, их перенаправление и контроль выполнения поручений по содержанию писем;
• Организация приема гостей и участие в протокольной части мероприятий.

2. Поддержка команды (Team Assistant):

• Информирование сотрудников о ключевых событиях и изменениях (мероприятия, визиты, внутренние обновления);
• Участие в организации внутренних встреч, командных активностей, собраний;
• Поддержка повседневной деятельности офиса (в рамках базовых задач).

3. Административная HR-поддержка:

• Работа с HR-документами (шаблоны, справки и т.п.);
• Поддержка в организации мероприятий, направленных на развитие корпоративной культуры;
• Сопровождение адаптации новых сотрудников (взаимодействие с отделами, контроль процесса).

Требования

• Опыт работы в роли Executive Assistant или аналогичной — от 2 лет;
• Отличные навыки планирования, тайм-менеджмента и ведения деловой переписки;
• Уверенность в работе с несколькими руководителями и стейкхолдерами одновременно;
• Высокий уровень организованности, ответственности и дипломатичности;
• Грамотная письменная и устная речь (казахский, русский, английский);
• Владение MS Office и базовыми корпоративными системами;
• Знание основ HR-документации и административных процессов;
• Английский язык — не ниже уровня Intermediate (устная и письменная коммуникация).

Мы предлагаем

• Оформление по законодательству МФЦА;
• Работу в дружной, открытой и профессиональной команде;
• Современный офис и комфортные условия труда;
• Добровольное медицинское страхование после прохождения испытательного срока;
• Частичная компенсация обедов;
• Адрес офиса: Сейфуллина 609 (метро Байконур).