Старший менеджер по вопросам взаимодействия с выпускниками и консультирования

Описание

Обязанности (задачи, ключевые области ответственности и функции):
4.1. Старший менеджер выполняет следующие трудовые обязанности:

1) разработка, планирование, исполнение, координирование, реализация, оценка и подготовка отчетов по программе консультирования по вопросам поступления на магистратуру и докторантуру, а именно:
a) разработка и реализация систематического подхода к оценке качества программы консультирования по вопросам поступления на магистратуру и докторантуру;
b) проведение и оценка семинаров по вопросам поступления на магистратуру и докторантуру;
c) разработка и постоянное обновление профилей вузов по странам (Европа/Северная и Южная Америки, Азиатско-Тихоокеанский регион) и контента для сайта Подразделения;
d) проведение карьерных консультаций по вопросам поступления на программы магистратуры и докторантуру, и оказание содействия студентам при поступлении (пакет документов на поступление, выбор университета, запрос рекомендательного письма);
e) составление списка профессорско-преподавательского состава, выпускников Университета, а также соответствующих организаций образования и направление к ним соответствующих обращений в рамках программы консультирования по вопросам поступления на магистратуру и докторантуру;
f) координация деятельности между Школами Университета, внешними организациями, иностранными университетами в рамках программы консультирования по вопросам поступления на магистратуру и докторантуру;
g) подготовка и постоянное обновление ресурсов, включая библиотеку документов на платформе CareerNet и сайте Подразделения (включая финансирование, портфолио страны и возможности для выпускников);
h) создание и управление базой данных, проведение опросов и отслеживание заявлений студентов, принятие и зачисление при сотрудничестве с менеджерами и профессорско-преподавательским составом Школ Университета и других подразделений Университета.

2) Управление отношениями с выпускниками Университета (охват выпускников), а именно:
a) разработка, внедрение стратегии и тактики для объединения выпускников Университета, обеспечение соответствия действующим стратегиям и целям Университета;
b) разработка, организация, проведение, координирование мероприятий для выпускников/с выпускниками, в том числе при сотрудничестве с Ассоциацией выпускников Назарбаев Университета (ОО «Ассоциация выпускников Назарбаев Университета»), с целью повышения степени вовлеченности выпускников;
c) разработка, координирование, оценка программы наставничества и программы послов Университета;
d) привлечение выпускников к программе трудоустройства и курсу развития карьеры студентов, а также платформе NU CareerNet;
e) подготовка и организация мероприятий для выпускников, в том числе ежегодный выпускной, встреча выпускников и прочие мероприятия, разработанные для достижения стратегических целей Подразделения;
f) регулярный анализ мероприятий для обеспечения того, чтобы все они способствовали достижению стратегических целей по привлечению выпускников;
g) сбор и продвижение интересных историй о выпускниках Университета.

3) участие в координации работы менеджера по работе с базой данных выпускников по вопросам, касающимся базы данных выпускников и отчетов в целях обеспечения качества, точности и достоверности;
a) оказание содействия в сборе информации о карьерном развитии выпускников Университета, включая информацию из ежегодного опроса выпускников;
b) информирование выпускников Университета о льготах и услугах, доступных им;
c) анализ информации о статусе выпускников, представление выводов и рекомендаций, а также подготовка отчетов на регулярной основе и по запросу;
d) анализ тенденций рынка труда и проведении опроса среди выпускников, доведение рекомендаций до Школ Университета;
e) создание, формулировка и активное продвижение преимуществ выпускников Университета для работодателей; создание, формулировка и активное продвижение преимуществ Университета/Подразделения для выпускников;
f) разработка учебных материалов, проведение тренингов и семинаров по развитию карьеры;
g) сбор информации в определенных функциональных областях и предоставление материалов для сайтов, публикаций Подразделения и обновления в социальных сетях;

4) Сотрудничество с ОО «Ассоциация выпускников Назарбаев Университета», а именно:
a) укрепление ОО «Ассоциация выпускников Назарбаев Университета», помощь в создании отделений, поддержание прочных связей с выпускниками и оказание содействия в планируемых мероприятиях и деятельности;
b) совместно с ОО «Ассоциация выпускников Назарбаев Университета» планирование, организация, координирование деятельности и мероприятий для студентов и выпускников Университета для налаживания связей.

5) Разработка, планирование, исполнение, координирование, реализация, оценка процесса распределения/перераспределения/освобождения выпускников Назарбаев Университета в рамках требований по трехлетней отработке, а именно:
a) взаимодействие с Офисом Регистратора, Школами, а также другими департаментами Назарбаев Университета по подготовке информации по ожидаемым летним/осенним/зимним выпускам Назарбаев Университета;
b) контроль и внесение данных студентов в базу данных оператора уполномоченного органа в области образования, а именно личные данные студентов/приказы о зачислении/приказы по академическим отпускам/приказы об отчислении/приказы о переводе из других вузов/приказы о переводе с гранта на платное обучение/ приказы о переводе с платного обучения на грант/приказы о восстановлении/приказы о выпуске и т.д.;
c) взаимодействие с представителями оператора уполномоченного органа в области образования, Министерства здравоохранения, "Национального научного центра развития здравоохранения имени Салидат Каирбековой" Министерства здравоохранения Республики Казахстан, местными исполнительными органами и другими государственными органами по вопросам трехлетней отработки;
d) составление плана мероприятий с целью ознакомления студентов старших курсов с требованиями Закона "Об Образовании" в части выполнения трехлетней отработки выпускниками, обучавшихся на основе государственного образовательного гранта, включая участие в ориентационной неделе с вновь поступившими студентами, организация онлайн/офлайн вебинаров с представителями оператора уполномоченного органа в области образования и т.д.;
e) проведение информационных консультаций с выпускниками/старостами групп/родителями, а также абитуриентами по вопросам трехлетней отработки для выпускников медицинских и других специальностей, а также предоставление информации о документах и сроках подачи документов, последствиях и возможных судебных исках в случае невыполнения обязательства по трехлетней отработке;
f) контроль своевременного предоставления и сбор ходатайств/гарантийных писем/справок с места работы/писем о приеме на учебу/писем и приказов о зачислении на дальнейшее обучение/копий свидетельств о рождении ребенка/заключений ВКК о беременности/заключений и справок об инвалидности и своевременное внесение в базу данных оператора уполномоченного органа в области образования, а также подготовка сводной базы для "Национального научного центра развития здравоохранения имени Салидат Каирбековой" Министерства здравоохранения Республики Казахстан по выпускникам медицинских специальностей;
g) исполнение функций секретаря Комиссии по распределению молодых специалистов и докторов философии (PhD), а также секретаря Комиссии по распределению молодых специалистов и докторов философии (PhD) медицинских специальностей, включая подготовку повестки дня к заседаниям, презентаций, проведение заседаний Комиссий, подготовку, оформление и сбор подписей в протоколах заседаний Комиссий по распределению/перераспределению/ освобождению выпускников, предоставление полной информации по каждому выпускнику для членов обеих Комиссий;
h) подготовка направлений на работу/в центр занятости, согласий и обязательств, сбор подписей руководителя ОВПО и выпускников в указанных документах в офлайн и онлайн форматах, а также передача оригинальных/электронных подписанных документов оператору уполномоченного органа в области образования;
i) запрос у соответствующих отделов Назарбаев Университета справок о бюджетных расходах на каждого выпускника, составление актов о неявке/отказе, сбор подписей и передача оператору уполномоченного органа в области образования;
j) подготовка презентаций/отчетов для членов Комиссии по распределению молодых специалистов и докторов философии (PhD), а также Комиссии по распределению молодых специалистов и докторов философии (PhD) медицинских специальностей, Деканов Школ, Президента Назарбаев Университета, Управляющего Совета и т.д. по вопросам трехлетней отработки;
a) координация внутреннего взаимодействия с Офисом Регистратора, Школами и департаментами НУ по подготовке данных о выпусках (летний/осенний/зимний);
b) коммуникация и внешнее взаимодействие с оператором уполномоченного органа в сфере образования, Минздравом, ННЦРЗ им. С. Каирбековой, местными исполнительными и государственными органами по вопросам трехлетней отработки выпускников, касатетельно документооборота и трудоустройства выпускников;
c) управление данными студентов и выпускников, ведение и актуализация базы данных оператора: личные данные студентов, приказы (зачисление, отчисление, академические отпуска, переводы, восстановление, выпуск и др.);
d) контроль документов по отработке: ходатайства, гарантийные письма, справки с места работы; документы об учебе, медицинские заключения, свидетельства о рождении ребенка;
e) подготовка сводных отчетов для ННЦРЗ им. С. Каирбековой (выпускники медицинских специальностей);
f) организация работы комиссий по распределению, ведение фукнционала секретара комиссий по распределению, подготовка повестки, презентаций, протоколов, проведение заседаний, сбор подписей, информирование членов комиссий о статусе выпускников;
g) проведение разъяснительных мероприятий для студентов, выпускников, абитуриентов, и их родителей по выполнению условий и требований законодательно-правовых актов;
h) организация вебинаров, встреч, ориентационных сессий с участием представителей госорганов;
i) запрос справок о бюджетных расходах на выпускников;
j) координация оформления направлений на работу, согласий, обязательств, сбор подписей (офлайн/онлайн) и передача документов оператору, запрос справок о бюджетных расходах на выпускников, подготовка актов о неявке/отказе и их передача,
k) подготовка аналитических отчетов и презентаций для руководства (Деканы, курирующий Вице-Президент НУ, Управляющий Совет).

6) временное исполнение обязанностей (замена) ответственного работника на время его временного отсутствия (до одного месяца);

7) участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления.

8) внесение предложений по улучшению и оптимизации процессов и документации Назарбаев Университета;

9) административная и техническая поддержка повседневной деятельности Центра, составление расписания встреч, отправка и получение корреспонденции;

10) составление и подписание внутренней и внешней корреспонденции;

11) контроль и последующее отслеживание документооборота Центра в рамках системы электронного документооборота в Университете.

Требования должности

Требования к образованию (уровень, профиль, лицензии, профессиональные сертификаты и др.):
Высшее профессиональное образование, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке.
Предпочтительные направления специальностей:
- управление человеческими ресурсами;
- психология (карьерное консультирование);
- деловое администрирование;
- смежные специальности.
Требования к опыту работы:
- для выпускников магистратуры не менее 3 лет опыта работы, связанного с указанными функциями и обязанностями;
- для выпускников бакалавриата или специалитета не менее 5 лет опыта работы, связанного с указанными функциями и обязанностями, полученными в национальных и/или международных компаниях.
Требования к знаниям, навыкам, компетенциям:
1) Знания Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в сфере образования; Закона "Об Образовании", Приказа и.о. Министра науки и высшего образования Республики Казахстан от 11 августа 2023 года № 403 "Об утверждении Правил направления специалиста на работу, возмещения расходов, понесенных за счет бюджетных средств, предоставления права самостоятельного трудоустройства, освобождения от обязанности или прекращения обязанности по отработке гражданами Республики Казахстан, обучавшимися на основе государственного образовательного заказа", другими правовыми актами, а также существующей практикой оператора уполномоченного органа в области образования и других казахстанских вузов по трехлетней отработке;
2) инклюзивное сотрудничество и привлечение заинтересованных сторон;
3) способность анализировать данные и сложные задачи, разработка заключений и решений;
4) навыки управления проектом, профессионального развития, управление отношениями с заказчиками, планирования карьеры и стратегического планирования;
5) навыки изучения и изменения операций и процедур с целью их упрощения, и совершенствования;
6) навыки управления ресурсами, определения приоритетов;
7) творческий подход к решению задач;
8) навыки презентации и творческого письма;
9) навыки планирования, разработки и координирования интегрированных программ в государственных или образовательных институтах;
10) аналитические способности;
11) критическое мышление;
12) коммуникабельность;
13) инициативность;
14) ответственность;
15) нацеленность на результат;
16) умение работать в команде;
17) обучаемость;
18) способность к эффективному сотрудничеству с людьми различной этнической и культурной принадлежности
Требования к знаниям языков
свободное владение английским, казахским и русским языками.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values