Описание

Обязанности:

• 1. Организация и контроль делопроизводства: обеспечение ведения электронного и бумажного документооборота в соответствии с нормативными требованиями.
  2. Соблюдение стандартов и регламентов: контроль за соблюдением корпоративных стандартов оформления, сроков исполнения и согласования документов.
  3. Работа с внутренними и внешними корреспонденциями: организация обработки входящей и исходящей корреспонденции, взаимодействие с госорганами и подразделениями. Обеспечение доставки и передачи исходящей корреспонденции в установленном порядке;
  Мониторинг, контроль за своевременным рассмотрением обращений физических и юридических лиц (как и контрольных письмах, ежедневно направляются напоминания о наступлении сроков исполнения обращений);
  4. Контроль за сроками исполнения поручений: ведение системы контроля исполнения поручений руководства и подготовка сводных отчетов.
  5. Мониторинг корреспонденции, поступающей на корпоративную электронную почту , мониторинг и ведение отчетности по работе с порталом https://eotinish.gov.kz/ , регистрация электронных документов в СЭД, направление курирующим направление руководителям;
  6. Подготовка отчетов по документообороту, мониторингу контрольных документов.
  7. Осуществление централизованной выдачи, учета и контроля использования и уничтожения бланков строго отчетности;
  8. Осуществление мониторинга за исполнением контрольных документов, снятие, продление сроков их исполнения, мониторинг исполнения пунктов планов работ/мероприятий, программ, распорядительных документов по основной деятельности.
  9. Обеспечение регистрации распорядительных документов по основной деятельности. Размещение распорядительных документов по основной деятельности и ВНД в общем доступе на внутренних интернет-ресурсах Общества.
  10. Осуществление первоначальной обработки, предварительного рассмотрения, регистрации, учета, хранения, доставки и своевременной рассылки документов, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»
  11. Добросовестное, своевременное и эффективное исполнение поручений начальника отдела и руководства , соблюдение требований Устава и внутренних документов Общества, актов Работодателя;
  12. Эффективное выполнение своих обязанностей, соблюдение всех норм профессиональной и деловой этики (Кодекса деловой этики и требований других ВНД Общества), доведение до сведения руководства надлежащего уровня любые операционные проблемы, случаи несоблюдения профессиональной этики или других нарушений процедур или злоупотреблений;
  13. Повышать операционную эффективность, улучшать качество предоставляемых услуг, в том числе информации и отчетности, улучшать стандарты корпоративной культуры и этики, обеспечивать открытость и прозрачность, снижать риски, надлежаще обеспечивать систему внутреннего контроля;
  14. Замещение (исполнение обязанностей) временно отсутствующего работника отдела, в установленном порядке;
  15. Обеспечение соблюдения принципов Политики по противодействию коррупции, а также мероприятий, направленных на предупреждение и выявление фактов мошенничества и хищений;
  16. Осуществление иных функций и поручений руководства Общества, в пределах функциональных обязанностей.

Требования:

• Высшее образование.
• Желательно наличие опыта работы не менее 1 года.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями – суббота и воскресенье с продолжительностью ежедневной работы (рабочего дня, смены) 8 (восемь) часов с 9-00 часов до 18-00 часов еженедельно с понедельника по пятницу, перерыв для отдыха и приема пищи с 13-00 часов до 14-00 часов.
• Астана пр. Кабанбай батыра 17