Специалист по административной поддержке

Описание

• Обеспечивать подготовку документации.
• Вести ежемесячно табель рабочего времени для сотрудников, основываясь на графике рабочего времени, подготовленного руководителями структурных подразделений Департамента ИТО, при необходимости корректировать и своевременно сдавать в соответствующие Департаменты Авиакомпании
• Организовывать командировки сменным сотрудникам, в пределах своей компетенции, в соответствии с установленной процедурой.
• Вести переговоры с местными и зарубежными представительствами, поставщиков/партнеров, относительно командировок сотрудников и сторонних организаций, оказывающих технические услуги ДИТО , в процессе получения виз, писем-приглашений, требующего личного присутствия в соответствующих органах.(ЦОН, Банк, Миграционная полиция)
• Создавать Заявки и поступления в системе ЕРП и отслеживать их статус , на основании акта выполненных работ и в соответствии с установленной процедурой
• Создавать заявки для принятых сотрудников на оформление индивидуальных пропусков в режимные зоны МАА, а также оформлять транспортные пропуски, для движения специальной техники и служебного транспорта в режимной зоне МАА.
• Оформлять заявки в Службу авиационной безопасности на летные пропуска для сотрудников ДИТО.
• Оформлять письма-запрoсы на предоставление прав на вождение автотранспорта по территории МАА
• Организовывать проведение рабочих встреч по поручению руководителя.
• Ведение и контроль процесса заказа и выдачи спец одежды для сотрудников ИТО
• Координировать, проверять и предоставлять счета фактуры и другие сопроводительные документы к оплате в соответствии с утвержденной платежной политикой компании.
• Составлять годовой бюджет и бизнес-план департамента. Отслеживать бюджет и прогнозы на регулярной основе, анализировать расхождения и выяснять их причины.
• Вести переговоры с учебными организациями и внешними поставщиками по согласованию договорных условий.
• Координировать процедуры закупок с момента создания заявки в системе ERP до подписания договора, и обеспечивает взаимодействие между сторонами. Обеспечивать закуп услуг в соответствии с законодательством и политикой Компании.
• Контролировать сроки действия договоров, обновлять договора на оказание услуг и определять необходимость внесения поправок в действующие договора путем подписания дополнительных соглашений.
• Участвовать в тендерах, инициированных департаментом, готовить техническую документацию, проводить анализ условий, предложенных поставщиками в коммерческих предложениях, и составлять сравнительные матрицы при необходимости.
• Заниматься сбором и анализом статистических данных связанных с бюджетом департамента
• Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

• Многозадачность, планирование, соблюдение сроков.
• Навыки сбора и анализа числовой информации.
• Предпочтительно навыки бюджетирования.
• Навыки работы программами Microsoft Office (Excel – умение проведения различных вычислений и составление сравнительных матриц с использованием формул и функций, построение графиков и диаграмм, умение отражать и анализировать данные. Word, Outlook –уверенный пользователь).
• Навыки работы в системах Oracle ERP, AIMS – предпочтительно.
• Навыки ведения переговоров.