Ведущий менеджер по документообороту и администрированию процессов

Описание

Обязанности:

Обеспечивает своевременное исполнение распоряжений, приказов и поручений первого руководителя Общества; Обеспечивает сроки исполнения и прохождение контрольных документов, а также поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора Общества; Контролирует состояние исполнительской дисциплины, постановку документов на контроль, сгятие с контроля исполнненных документов; Ежемесячно по запросу предоставляет отчет для непосредсственного руководителя по исполнению/неисполнению контрольных документов, а также поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора; Ознакамливает работников с актами руководства Общества и внутренними нормативными докментами Общества; Соблюдает требования при работе с документами, составляющими служебную, коммерческую и иную, охраняемую законодательствлм РК, тайну, в том числе с грифом «Конфиденциально»; Готовит документы по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив; Изготовления фирменных бланков, визиток, бланков для резолюций (фишек); Изготовления сувенирной печатной продукции с размещением логотипа/бренда Общества и пр. Организует и обеспечивает проведение официальных приемов и встреч с иностранными и казахстанскими партнерами Общества на территории Общества; Организует церемонию подписания соглашений, меморандумов и других международных документов с участием Общества (при необходимости); Организовывает подготовку материально-технической базы для проведения переговоров с подрядными организациям, субподрядчиками, партнерами Обществами; Осуществляет формирование заявок на год для включения в Бюджет Общества; Формирует бюджетные заявки с детальными расшивровками и обоснованиями; Обеспечивает своевременную подачу заявок на внесение изменений и дополнений в План закупок Общества на предмет приобретения ТРУ; Контролирует своевременную подачу и подает заявки на осуществление платежей и приобретаемым ТРУ; Обеспечивает выдачу канцелярских товаров на складе работникам Общества согласно поданному требованию; Ведет инвентаризацию и своевременное списание канцелярских товаров; Предоставляет данные по установленным отчетам и запросам единственного акционера и государственных органов; Сопровождает систему электронного документирования и документооборота в целом в Обществе; Участвует во внедрении и обеспечении надлежащего функционирования системы электронного документооборота; Вносит предложения по улучшению СЭД; Определяет необходимость внедрения новых процедур в операционную деятельность Общества и обеспечивает действие существующих процедур; Мониторит сроки контрольных документов; Проводит ревизию организационно-распорядительных документов; Подготавливает и направляет ответы на запросы Единственного акционера и государственных органов по вопросам, касающимся деятельности Службы; Организует совещания Общества, ведет протоколы совещаний, собирает обрабатывает информацию согласно протокольным поручениям. Консолидирует ВНД Общества, обеспечивает создание единой базы ВНД (в.т.ч. электронной). Формирует план корректировок ВНД Общества и ознакамливает заинтересованные структурные подразделения с ним; Разрабатывает и актуализирует ВНД согласно установленным требованиям; Осуществляет распределение и систематизацию ВНД по соответствующей классификации; Контролирует соблюдение требований к оформлению, составлению проектов приказов/распоряжений при согласований проектов документов; Ознакамливает с ВНД работников Общества и консультирует их по вопросам документооборота; Оказывает методологическую помощь в разработке положений о структурных подразделениях Общества и должностных инструкций работников; Реализует мероприятия по обеспечению социальной стабильности в Обществе; Осуществляет работы по выявлению и учету граждан, нуждающихся в помощи; Организует работу проведения благотварительных мероприятий; Исполняет законодательства, решения и постановления местных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам социального обслуживания местного населения (Жанакорганский р-н), предоставлению льгот; Взаимодействует с государственными, общественными, благотварительными, религиозными организациями коммерческими структурами по выполнению программ социальной поддержки населения и трудового коллектива; Осуществляет прием граждан по вопросам социальной поддержки населения, и рассмотрение, а также учет письменных, устных обращений и заявлений граждан.

Требования:

Высшее профессиональное образование в области юриспруденции/ экономики/ менеджмента/переводческое Общий стаж не менее 3 лет, не менее 3 лет на аналогичных должностях Свободное владение государственным и русским языками, предпочтительно знание английского языка на уровне Pre-Intermediate.  Знание и навыки формирования, ведения и хранения кадровой документации, навыки владения программой Excel на продвинутом уровне, навыки анализа данных и работы с большим объемом информации, навыки ведения переговоров и деловой переписки, навыки пользования программами MS Office (Word, MS Excel и др.), СЭД.

Условия:

Трудоустройство в соответствии с ТК РК; Конкурсный отбор кандидатов; График работы 5/2; Место выполнения работы: п.Шалкия, Жанакорганский район, Кызылординская область