Ассистент первого руководителя/Администратор офиса

Описание

Кого мы ждем или функции ассистента первого лица компании:

• Тот, кто четко понимает, что результат работы данной должности - это количество свободного времени первого руководителя и отсутствие вопросов остальных участников команды "где же взять блокнот, воду, карандаш...";
• Возможность быть на связи "в режиме мобильного телефона" 24\7 и ответить на деловой звонок Шефа и незамедлительно выполнить заявку Шефа, например, забронировать билет/отель/трансфер - Это важно!!!
• Тот человек, кто готов организовывать и улучшать рабочий комфорт и обеспечить жизнеспособность офиса; оперативно решать вопросы по мобильному телефону;
• Человек, который может коммуницировать с участниками управленческой команды, знать где находиться в рабочее время любой из сотрудников компании;
• Это человек заботливый, четко знающий, что ассистент первого руководителя строго следит за рабочим графиком первого лица компании (ведет его рабочий календарь -знает о его бизнес встречах заранее, помогает ему запланировать встречи и заранее напоминает о них);
• Планирует и организовывает график командировок первого лица компании - бронирует билеты через туроператоров, заказывает номер в отеле, организовывает трансфер из аэропорта и обратно внутри страны пребывания, систематизирует всю информацию о командировке и направит шефу заранее в электронном виде);
• Человек, который способен быть внимателен к деталям и способен на слух запоминать информацию;
• Человек, который знает, что Шеф человек бизнеса и порой может забыть о простых человеческих потребностях, и как следствие, Шеф должен утром выпить свой кофе, а в обед принять пищу (необходимо приготовить вкусный кофе для шефа, а в обед заказать ему еду).

В свободное время совмещение функций администратора офиса (офис-менеджера):

• работа с входящей/исходящей корреспонденцией: приём, регистрация, направление адресату, учёт, хранение;
• отправка\получения деловой и бизнес переписки через почтовые компании;
• организация бизнес встреч и ведение протокола встреч (при наличии таковых)- далее ознакомление с протоколом участников встреч и контроль сроков выполнения задач, декларированных в протоколе;
• выполнение копировально-множительных работ;
• подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании в целом;
• организация встречи посетителей и гостей компании;
• заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц для руководителей высшего звена компании;
• обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды и канцелярии;
• ведение документооборота компании (входящая, исходящая корреспонденция)
• дополнительные поручения в рамках должности;

Требования:

• грамотная речь, без слов "паразитов";
• внимание к деталям - развитая аудиальная и визуальная память;
• ухоженный внешний бизнес вид в стиле делового этикета;
• Знание казахского и английского языка (будет огромным плюсом);
• исполнительность и коммуникабельность;
• огромная личная мотивация помогать и быть полезным.
• наш кандидат должен быть погружен только в рабочие процессы в рамках многозадачности=ВАЖНО!

Условия сотрудничества:

• Официальное оформление, согласно Законодательства Трудового Кодекса РК;
• Рабочая неделя с 8-45 утра и примерно до 19-00 часов - с понедельника по пятницу, с двумя выходными днями - суббота и воскресенье;
• Официальная "белая" заработная плата;
• Экологически чистый бизнес район;
• Оборудованное рабочее место;
• Введение в должность и адаптация в компании.